Форсайт, от английского Foresight — «взгляд в будущее»—наиболее эффективный инструмент формирования приоритетов в сфере науки и технологий, экономики, государства и общества. По результатам Форсайт-проектов создаются дорожные карты, которые позволяют решить вопрос формирования будущего.
Сегодня мы поговорим о функциях экспорта в ПМ “Форсайт”.
Казалось бы, зачем вообще нужен экспорт в век современных интерфейсов? Ещё несколько лет назад технически сложно было реализовать в вебе наглядную и удобную интерпретацию данных. Сейчас всевозможные таблицы, диаграммы, гриды, панели – всё в доступно пользователю прямо в браузере. И тем не менее экспорт становится всё важнее. Хранящиеся в информационных системах данные становятся полнее, насыщеннее, сложнее и связаннее, поэтому экспорт – это не пережиток, а жизненная необходимость.
Чаще всего экспорт важен в случаях, когда
- идёт работа с большим объёмом многомерных данных (реестры, календарные планы),
- нужные печатные формы отчётов,
- есть устоявшиеся шаблоны (протоколы совещаний, паспорта проектов).
В ПМ «Форсайт» каждое представление любого реестра можно выгрузить в MS Excel. Основное преимущество – полнота данных: выгружаются все столбцы, сразу в правильном формате, с индикаторами в виде заливки ячеек, текстом группировок в отдельных столбцах. При этом экспорт наследует все пользовательские настройки представления – сортировку, поиск, расширенную фильтрацию. После экспорта представления в Excel пользователь сразу может приступить к необходимому анализу – преобразовать таблицу в сводную, построить диаграммы и графики и т.п.
Помимо представлений реестров в Excel, теперь — начиная с майского обновления) — можно экспортировать календарный план, бюджетную форму, таблицу балансировки портфеля. В один клик пользователь получает полный календарный план в виде таблицы Excel, где сможет настроить любую необходимую аналитику. Экспорт бюджета позволит в привычном для всех формате согласовать и получить обратно какие-либо изменения, а затем быстро загрузить данные обратно в систему (подробнее об импорте можно будет почитать чуть позже).
В рамках того же майского обновления появилась возможность экспорта календарного плана в mpp-файл. Новый MS Project очень удобен для анализа планов, оценки планирования и взаимодействия с подрядчиками или внешними организациями поэтому лучше всего использовать не Excel или печатные формы, а именно формат плана. Пользователь может выгружать календарный план непосредственно из карточки проекта в преднастроенный шаблон MS Project. Выгруженный план в mpp-формате будет полностью соответствовать плану в системе.
Все отчёты ПМ «Форсайт» поддерживают экспорт в наиболее популярные форматы – Excel (для дополнительного анализа), Word (для согласования и печати), PDF (для рассылки заинтересованным лицам, не имеющим доступа к системе). Почти все отчёты специально разрабатываются так, чтобы органично экспортироваться и выводиться на печать.
Пользователям модуля «Управление совещаниями» давно знакома удобная функция, которая позволяет сразу выгружать сведения совещания, по заданному шаблону, в виде повестки или протокола. Таким образом, секретарю совещания достаточно вести всю информацию только в карточке совещания, а затем одной кнопкой сформировать необходимый документ.
Сейчас эта функция добавлена, например, в карточку проекта для экспорта паспорта. В рамках решения для госорганов сведения любого проекта можно экспортировать в форматы документов, утверждённые Рекомендациями по управлению проектами в органах исполнительной власти. Например, «Отчет о статусе проекта» экспортируется на основе данных из статус-отчётов по проекту, «Итоговый отчёт» автоматически выгружает все необходимые данные из «Базы знаний и документов», «План контрольных событий» проекта строится на базе календарного плана.
Экспорт аналитики в картинку – это ещё один вид экспорта данных быстрого анализа управления проектами, который полезен для презентаций и отчётов. Разработан специально для пользователей, использующих новый модуль «Анализ реестров» для формирования графиков и диаграмм.
И это далеко не всё. В наших планах сделать экспорт панелей мониторинга в печатные форматы, экспорт статус-отчётов в формат PowerPoint, экспорт в форматы OpenOffice и интеграция с МойОфис. Посмотреть описанный в статье функционал экспорта можно, заказав демо-доступ.