Проектная сессия – инструмент быстрой выработки решений с вовлечением ключевых экспертов и учетом контекста ситуации. Позволяет за короткий промежуток времени выработать значимые решения, адаптированные к специфике вашей организации и обладающие высоким уровнем «приживаемости».

Клиент

Холдинговая компания с географически распределенными по России структурными подразделениями и головным офисом в Москве. Ведет преимущественно проектную деятельность по строительству гражданских объектов.

Обратилась в ГК «Проектная ПРАКТИКА» в сентябре 2019 года с запросом на внедрение методологии, позволяющей повысить проектные коммуникации. Структура компании образована недавно, и бизнес-процессы еще не выстроились. Также влияние оказывали географическая распределенность подразделений и разница в часовых поясах. На первоначальном этапе предполагалось улучшить коммуникации на уровне ТОП-менеджмента (руководитель и его заместители в управляющей компании, а также директора дочерних компаний).

Задачи

• Наладить проектные коммуникации на уровне ТОП-менеджмента холдинга;
• Повысить эффективность взаимодействия удаленных команд в рамках проектных коммуникаций.

Сталкивались ли вы с проблемами, для решения которых помогут проектные сессии и используете ли вообще этот инструментарий в своей работе? Расскажите нам о своем опыте.

О проекте

Команда ГК «Проектная ПРАКТИКА» приступила к изучению особенностей проектной деятельности Заказчика в октябре 2019 года. Для поиска выхода из сложившейся ситуации эксперты предложили провести Стратегическую сессию с применением методики «мирового кафе».

World cafe (Мировое кафе) — метод сфокусированного неформального обсуждения. Позволяет организовать живой диалог, вовлечь в разговор каждого участника, формируя комфортную атмосферу открытости, непринужденности и психологической безопасности, когда можно говорить на равных.

Примеры ситуаций, в которых «Мировое кафе» будет полезным:

• Разработка идей для новой стратегии
• Исследование причин проблемных ситуаций
• Совместный поиск решений по важным вопросам
• Формирование коллективного опыта, знаний
• Обмен мнениями по разным вопросам
  
  С помощью «Мирового кафе» можно за короткий промежуток времени объединить совершенно разных людей, избежать возможного недопонимания и преодолеть нежелание работать совместно. Неформальная дружественная атмосфера способствует открытости при генерации идей и последующем обсуждении.

1.   Подготовка стратегической сессии

Формат: анкетирование, интервью, изучение документации по управлению проектной деятельностью.

Количество участников: >100 человек

Срок: 2,5 недели  

Было проведено экспресс-обследование системы управления проектной деятельностью Холдинга с упором на проблемы в коммуникациях.

Анкетирование проводилось в разрезе головной компании и дочерних структур. Участие в нем приняли как ТОП-менеджмент, так и мидл-менеджмент компаний Холдинга.

В результате экспресс-диагностики были выявлены ключевые зоны роста, способные повлиять на эффективность коммуникаций при реализации проектов:

• Внедрение единой системы управления проектной деятельности, охватывающей холдинг;
• Развитие неформальных коммуникаций внутри холдинга;
• Выработка предложений по взаимодействию с внешними регуляторами;
• Создание базы лучших практик для применения при реализации проектов.

2.   Проведение стратегической сессии

Формат: «Мировое кафе» с 4-мя тематическими «столами»

Срок: 1 день (7,5 часов)

Результат: «Дорожная карта» с конкретными шагами по 4-м трекам

За каждым «столом» была закреплена одна тема обсуждения, основанная на выявленных зонах роста:

• Системные решения по системе управления проектной деятельностью (СУПД);
• Внешние коммуникации;
• Внутренние коммуникации;
• Лучшие практики.

В сессии приняли участие ТОП-менеджеры головной компании и руководители дочерних компаний (22 человека).

В вводной части сессии эксперты ГК «Проектная ПРАКТИКА» рассказали о теоретических основах по внедрению СУПД в компаниях, существующих практиках решения проблем, аналогичных теме стратегической сессии, а также о результатах экспресс-диагностики.

Далее все участники были разделены на 4 команды. Перемещаясь от «стола» к «столу», команды проработали соответствующие темы под управлением модераторов от ГК «Проектная ПРАКТИКА». В задачи закрепленных за столами модераторов входили контроль времени, поддержка обсуждений, рассказ о результатах работы предыдущих команд.

В результате работы по каждой теме были определены ключевая проблематика, направления решений и мероприятия для включения в Дорожную карту.

3.   Пост-сессия

Формат: Разработка документов

Срок: 3 рабочих дня

Результат: Протокол стратегической сессии, Дорожная карта развития СУПД Холдинга

Все обсуждения были зафиксированы экспертами ГК «Проектная ПРАКТИКА» в протоколе. По результатам сессии была оформлена Дорожная карта. Документ получился подробным, с конкретными шагами по каждому из треков, сроками и исполнителями.

Готовы поделиться, с какими проблемами вы сталкивались при внедрении системы управления проектной деятельностью? Хотите получить полную подборку материалов по этой теме? Заполните анкету

Эффект проекта

• Участники рабочей сессии отметили единство понимания существующих проблем и путей их решения;
• Выработанные решения были восприняты ТОП-менеджерами Холдинга, как свои, и поддерживаются на всех уровнях управления;
• Выработаны подходы командной работы и взаимодействия с внешними структурами;
• Сформирован конкретный план действий по развитию СУПД, направленный на повышение эффективности коммуникаций, с обозначением ответственных и сроков;
• Определен базовый набор лучших практик, сформирована внутри Заказчика на постоянной основе рабочая группа по их выявлению, внедрению и масштабированию;
• Внутри Холдинга сформирована рабочая группа по внедрению СУПД, ведется работа по развитию СУПД в соответствии с подготовленной по итогам сессии Дорожной картой.

«Стратегическая сессия показала Заказчику, что проблемы значительно шире, чем изначально предполагалось. В рамках обсуждения мы начали с проектных коммуникаций, углубились в изучение процессов управления проектами клиента и выявили значительный пласт задач, требующих корректировки.
Структура Заказчика была свежая, и проектная сессия позволила не только сыграться проектной команде, но и договориться о правилах этой игры. Участники определили цели, которых хотели достичь, сформировали «Дорожную карту» и закрепили успех созданием специальной рабочей группы, которая продолжит и дальше совершенствовать систему проектного управления Заказчика. А сам заказчик отметил безусловную конкретность полученных в рамках совместной работы результатов».

Сталкивались ли вы с проблемами, для решения которых помогут проектные сессии и используете ли вообще этот инструментарий в своей работе? Расскажите нам о своем опыте.

Подробнее → Проектные сессии как инструмент внедрения и развития системы управления проектной деятельностью