О клиенте
Холдинговая компания, один из мировых лидеров машиностроительной отрасли в России. Объединяет конструкторские бюро, производственные предприятия, а также сервисные компании, обеспечивающие послепродажное сопровождение техники. Подразделения расположены на всей территории России: от Калининграда до Приморья.
В Холдинге разработана и реализуется стратегия развития. Для достижения стратегических целей в компании была внедрена система управления проектной деятельностью.
О проекте
В Холдинге была принята Стратегия развития, определены стратегические показатели, сформулированы проекты для их достижения. На момент включения консультантов не было точного понимания, достаточно ли уже описанных и идущих проектов для достижения поставленных целей или необходимо инициировать новые .
Осложняла ситуацию сильная географическая распределенность подразделений. Требовалось наладить коммуникацию между первыми лицами, ключевыми экспертами и сотрудниками на предприятиях, а также создать условия для коллективной выработки решений. Способом исправления ситуации стала стратегическая сессия.
Задачи:
- Разработать план мероприятий по достижению целевых показателей Стратегии Холдинга;
- Повысить эффективность достижения целевых показаний Стратегии Холдинга за счет вовлечения и командообразования.
1. Подготовка стратегической сессии
В рамках подготовки сессии эксперты ГК «Проектная ПРАКТИКА» провели обследование деятельности Заказчика. Была организована серия интервью, в которой приняли участие представители ТОП-менеджмента Холдинга. Со стороны заказчика были обозначены текущие проблемы, представлена укрупненная аналитика, сформулированы предварительные гипотезы по составу проектов и направления поиска проектных инициатив.
Консультанты провели 10 интервью с топ-менеджерами холдинга, включая ключевых заместителей генерального директора по направлениям реализации стратегии. Кроме этого, прошло анкетирование по уже идущим и потенциальным проектам. Подготовка сессии заняла 4 недели, в ходе подготовки со стороны Заказчика было задействовано около 50 человек.
Результатом анализа стала структура будущей сессии. Было определено 5 больших групп факторов – 5 тем для обсуждения:
- Повышение маржинальности продаж;
- Вывод новых продуктов на рынок;
- Повышение потребительских характеристик;
- Обеспечение гибкости удовлетворения спроса: производство, запасы, логистика, послепродажное обслуживание;
- Финансово-организационная поддержка процедур контрактации.
Непосредственно перед сессией консультанты ГК «Проектная ПРАКТИКА» совместно с проектным офисом холдинга уточнили эти темы и переформулировали их в темы для мозгового штурма. Учитывая обилие факторов и необходимость их детальной проработки, а также важность вовлечения всех участников планируемой сессии, было решено использовать метод «Мирового кафе». Каждый «стол» при этом представлял собой отдельную группу факторов.
Сталкивались ли вы с проблемами, для решения которых помогут проектные сессии и используете ли вообще этот инструментарий в своей работе? Расскажите нам о своем опыте.
2. Проведение стратегической сессии
World cafe (Мировое кафе) — метод сфокусированного неформального обсуждения. Позволяет организовать живой диалог, вовлечь в разговор каждого участника, формируя комфортную атмосферу открытости, непринужденности и психологической безопасности, когда можно говорить на равных.
Примеры ситуаций, в которых «Мировое кафе» будет полезным:
• Разработка идей для новой стратегии
• Исследование причин проблемных ситуаций
• Совместный поиск решений по важным вопросам
• Формирование коллективного опыта, знаний
• Обмен мнениями по разным вопросам
С помощью «Мирового кафе» можно за короткий промежуток времени объединить совершенно разных людей, избежать возможного недопонимания и преодолеть нежелание работать совместно. Неформальная дружественная атмосфера способствует открытости при генерации идей и последующем обсуждении.
Формат: 5 тематических столов
Количество участников: 54 человека
Срок: 1 день.
Результат: перечень потенциальных проектов, предварительно оценённых и аранжированных по многофакторной модели «Важность – Реализуемость».
В стратегической сессии приняли участие кросс-функциональные команды Заказчика. На сессию были приглашены руководители, их заместители и ключевые эксперты со всех предприятий холдинга. Все участники сессии были предварительно разбиты на отдельные команды Число команд равнялось числу обсуждаемых тем (числу рабочих «столов»).
По каждому «столу» был определен тип проектов, характеризующих ту или иную группу факторов. Так, сотрудникам Холдинга предстояло разобрать проблемы достижения стратегических целей через конкретные проекты. Обсуждались как уже идущие, так и потенциальные проекты по следующим направлениям:
- Снижение издержек, себестоимости, повышение выручки.
- Разработка новых продуктов, элементов новых продуктов, обеспечение их производства, продаж и обслуживания.
- Повышение привлекательности продукции для покупателя.
- Улучшение производственных и логистических возможностей Холдинга для удовлетворения рыночного спроса.
- Упрощение финансово-организационных аспектов приобретения продукции/услуг Холдинга.
В соответствии с форматом «Мирового кафе» мозговой штурм велся в несколько раундов. Каждый раунд участники команд за конкретным столом обсуждали факторы, предлагали решения (возможные проекты), после чего переходили к следующему столу. После смены стола команда прорабатывала следующую тему – при этом она учитывала и уточняла идеи своих предшественников, вносила новые предложения. К одному и тому же вопросу старались подходить с нескольких точек зрения: с позиций конструкторского бюро, производства, сервисных служб, продаж, закупок и других функциональных подразделений. Модераторы от ГК «Проектная ПРАКТИКА» фиксировали все ответы, уточняли и детализировали мнения всех участников.
После формирования пула проектных инициатив команды приступили к предварительной оценке и ранжированию идей. В ходе дискуссии сотрудники Холдинга оценили проекты по степени сложности и получаемому эффекту, соотнесли результат с ключевыми показателями Стратегии. По каждому фактору команды коллективно выработали ряд решений, проголосовали за наиболее важные и реализуемые.
В результате, были определены:
- проекты, которые необходимо реализовать в первую очередь;
- проекты второго приоритета;
- простые проекты малой эффективности, но которые можно и стоит реализовать;
- проекты потенциального развития, требующие дополнительной оценки рисков и возможностей.
Помимо приоритизации, также были отфильтрованы проекты, которые не стоит делать из-за высокой сложности реализации, но малого эффекта.
3. Пост-сессия
Выработанные решения по проектам легли в основу общего плана действий, способствующих достижению целевых показателей Стратегии. Часть из них была включена в Портфели проектов Холдинга на ближайший год.
Консультанты ГК «Проектная ПРАКТИКА» помогли Заказчику разработать конкретные проектные предложения по идеям, родившимся в ходе сессии. По всем мероприятиям были назначены ответственных лица, определены сроки реализации, зафиксированы дальнейшие шаги на несколько лет вперед.
Готовы поделиться, с какими проблемами вы сталкивались при внедрении системы управления проектной деятельностью? Хотите получить полную подборку материалов по этой теме? Заполните анкету
Эффект проекта
В результате сессии у Заказчика был определен план мероприятий для реализации стратегии. Важным сопутствующим эффектом было то, что этот план был поддержан сотрудниками Холдинга, поскольку они непосредственно были вовлечены в мозговой штурм, участвовали в выработке идей, их оценке и ранжировании.
«Стратегическая проектная сессия позволяет взглянуть на систему управления проектами масштабно, оценить реализуемые проекты с разных точек зрения, обсудить мнения прямо здесь и сейчас и найти оптимальные решения. В деятельности каждой компании масса факторов, так или иначе влияющих на развитие бизнеса. При ранжировании проектов необходимо их учитывать. Важно четко понимать, что действительно стоить реализовывать для достижения стратегических целей, а что не стоит затрачиваемых ресурсов. Такую систему возможно разработать как раз в рамках стратегической сессии, где примут участие сотрудники разных функциональных подразделений.
Данная проектная сессия дала свои плоды. Компания выявила собственные «зоны роста», наметила направления для развития»,
Светлана Романова,
Директор по работе с Заказчиками коммерческого сектора ГК «Проектная ПРАКТИКА»
Подробнее → Проектные сессии как инструмент внедрения и развития системы управления проектной деятельностью