О клиенте

Крупный девелопер, входит в перечень системообразующих компаний отрасли. Специализируется на строительстве жилой и коммерческой недвижимости, транспортной и социальной инфраструктуры. На стадии реализации находятся более 20 объектов в Москве, Санкт-Петербурге и ряде других регионов.

Заказчик обратился в ГК «Проектная ПРАКТИКА» в конце 2017 года. Ключевой запрос клиента был связан с развитием процессов управления проектами, поскольку основная деятельность компании – проектная. 

Задачи:

• Провести обследование текущего состояния системы управления проектной деятельностью, сформировать Дорожную карту развития;
• Разработать корпоративного Стандарта по управлению проектами в компании;
• Определить функциональные требования к информационной системе управления проектами.

О проекте

Команда ГК «Проектная ПРАКТИКА» приступила к изучению особенностей проектной деятельности заказчика в начале 2018 года. В течение трех месяцев было проведено обследование текущей системы управления проектами заказчика. По результатам аудита была выявлена необходимость унификации процессов проектной деятельности и разработки функциональных требований к автоматизации. Аудиторы определили ключевые зоны роста, способные повысить эффективность реализации девелоперских проектов застройщика.

Результаты обследования позволили выработать и, позднее, по итогам проведенных сессий, утвердить Дорожную карту развития системы управления проектами девелопера.

Следующим шагом работ стала разработка пакета нормативно-регламентных и методических документов в рамках корпоративного Стандарта по управлению проектами строительной компании. Совместно с заказчиком было принято решение о выработке Стандарта в формате проведения рабочих сессий. Такой формат позволял быстрее привести к консенсусу разные точки зрения ключевых заинтересованных лиц различных уровней управления и функциональных сфер деятельности.

Для реализации такого подхода планируемое содержание пакета документов Стандарта разбивалось на ряд выделенных содержательных разделов. Решения по каждому из разделов были приняты в ходе подготовки и проведения рабочих сессий. В процессе выработки решений принимали участие эксперты заказчика, отвечающие за обеспечение соответствующих процессов в деятельности девелопера. 

В данном случае было проведено 10 рабочих сессий по следующим темам:

1. Объекты управления
2. Жизненный цикл девелоперского проекта
3. Шаблон календарного плана девелоперского проекта
4. Организационно-ролевая структура управления девелоперскими проектами
5. Процессы управления девелоперскими проектами
6. Методические рекомендации по календарному планированию и контролю девелоперских проектов
7. Методика ресурсного планирования девелоперских проектов
8. Структура портфеля девелоперских проектов
9. Процессы управления портфелем девелоперских проектов
10. Корпоративный Стандарт по управлению проектами – консолидация

При этом каждая из рабочих сессий готовилась и проводилась с единым подходом в три фазы: подготовка, проведение, оформление решений (пост-сессия).

Сталкивались ли вы с проблемами, для решения которых помогут проектные сессии и используете ли вообще этот инструментарий в своей работе? Расскажите нам о своем опыте.

Подготовка рабочих сессий

При подготовке к рабочим сессиям были собраны дополнительные материалы по теме каждой сессии и смежным процессам. Эксперты ГК «Проектная ПРАКТИКА» провели дополнительные встречи с ключевыми заинтересованными лицами как в головном офисе, так и в дочерних организациях с целью уточнения ожиданий, учета предложений и сбора полезной информации о «болевых точках». Отдельные вопросы взаимодействия в рамках реализации девелоперских проектов обсуждались также со специалистами субподрядных организаций застройщика, мнение которых было важно учесть для всестороннего охвата процессов.

Формат: анкетирование, интервью, сбор и анализ документов.
Среднее количество вовлеченных участников: 12-20 человек для каждой сессии.
Длительность фазы: 4-7 рабочих дней.

Результатом этапа подготовки к рабочим сессиям стали презентационные материалы для выработки решений и разрешения открытых вопросов во время проведения сессий. Для возможных разных вариантов решения открытых вопросов готовились справочные материалы по каждому варианту для проведения качественного обсуждения. 

2. Проведение рабочих сессий

Формат: Модерируемое собрание, групповая дискуссия
Срок: 1-2 рабочих дня
Результат: Решения по разделу/разделам Стандарта управления проектами согласно теме рабочей сессии 

Выбранный формат рабочих сессий позволил в моменте выработать решения по «узким местам» корпоративного Стандарта по управлению проектами девелопера. Отдельные разделы документа требовали множественного согласования и учета различных точек зрения ключевых заинтересованных лиц. С помощью модераторов от ГК «Проектная ПРАКТИКА» эксперты заказчика смогли разобрать сложные случаи из практики ведения проектов застройщика и договориться об общих правилах, которые легли в основу Стандарта.

Формат: Разработка и согласование документов
Срок: 3-5 рабочих дней
Результат: Протоколы рабочей сессии, разделы Стандарта управления проектами

Выработанные по итогам рабочих сессий решения были закреплены протоколами. Также, в рамках проекта, был разработан пакет документов в составе корпоративного Стандарта по управлению проектами строительной компании, а именно:

3. Пост-сессия

• Положение по определению объектов управления проектной деятельностью;
• Положение по организационно-ролевой структуре управления проектами;
• Регламент процессов управления проектами;
• Методические рекомендации по календарному планированию и контролю;
• Положение о Проектном офисе.

Утверждение Стандарта также проводилось в формате заключительной рабочей сессии. Разработанный экспертами ГК «Проектная ПРАКТИКА» Стандарт лег в основу формулирования Функциональных требований к информационной системе управления проектами для дальнейшего выбора платформы автоматизации к внедрению Информационной системы управления проектами девелопера. 

Формат: Консультации, анкетирование, интервью.
Срок: 2  недели
Результат: Утвержденный корпоративный Стандарт по управлению проектами, документ «Функциональные требования к Информационной системе управления проектами».

Эффект проекта

• Сформирован план действий по развитию системы управления проектной деятельностью компании. Участники стратегической рабочей сессии по выработке Дорожной карты развития СУПД отметили единство понимания существующих проблем и путей их решения;
• Разработаны и утверждены единые правила ведения проектной деятельности в формате пакета документов корпоративного Стандарта по управлению проектами, что важно ввиду комплексности задач девелоперских проектов. Выработанные в формате рабочих сессий решения учли «узкие места» практики управления компании, были восприняты заинтересованными лицами «как свои» и поддержаны на всех уровнях управления, включая высшего руководителя девелоперской компании;
• Выработанный Стандарт позволил четко сформулировать ключевые функциональные требования к Информационной системе управления проектами и подготовить почву для старта ее внедрения. Таким образом был осуществлен переход к следующему этапу развития СУПД – автоматизации процессов проектной деятельности компании.

«Применение рабочих сессий наиболее эффективно, когда нужно рассмотреть в рамках встречи решения по одному конкретному узкому вопросу. Они позволяют детально проработать все важные сферы проектного управления. В работе с нашим клиентом мы затронули вопросы, начиная с объектов управления и жизненного цикла девелоперского проекта и заканчивая функциональными требованиями к информационной системе. Участники смогли обменяться мнениями, познакомиться с лучшими практиками отрасли и консолидировать все решения в рамках корпоративного Стандарта по управлению проектами. Внедренная впоследствии информационная система управления проектами стала основой для стандартизации подходов к управлению проектами, повышению эффективности взаимодействия участников и прозрачности проектной работы».

Сталкивались ли вы с проблемами, для решения которых помогут проектные сессии и используете ли вообще этот инструментарий в своей работе? Расскажите нам о своем опыте.