О клиенте

Одна из крупнейших российских компаний, объединяющая под своим управлением различные объекты недвижимости на территории субъекта Российской Федерации.

В настоящее время планирует приступить к решению масштабной задачи цифровизации деятельности на уровне управляющей компании. Для обеспечения реализации данной задачи и достижения стратегических целей в компании осуществляется переход на проектное управление с помощью ГК «Проектная ПРАКТИКА».

О проекте

В 2020 году управляющая компания выявила у себя потребность в переходе на проектное управление. Исторически заказчик осуществлял процессную деятельность, но данные подходы не позволили бы достичь поставленных целей. Как правило, внедрение проектного управления в процессных организациях вызывает много вопросов. Для их решения была привлечена ГК «Проектная ПРАКТИКА».

У сотрудников УК было разное понимание текущих проблем и разное видение будущей системы управления проектной деятельностью. Требовалось обеспечить единое понимание, каким именно образом можно максимально эффективно внедрить проектное управление. Причем сделать это нужно было в достаточно сжатые сроки, чтобы компания могла обеспечить цифровую трансформацию.

По сути внедрение проектного управления в УК предстояло стартовать практически с нуля. Необходимо было грамотно спланировать изменения, синхронизировать понимание ключевых вопросов, сформировать план совместных усилий на всех уровнях управления. Оптимальным вариантом комплексного и быстрого поиска ответов на все эти вопросы стала стратегическая сессия.

Первоначальные задачи:

• Определить границы проектной деятельности в УК;
• Обозначить ключевые роли в управлении проектами и проработать процедуры назначения сотрудников на соответствующие роли;
• Определить принципы формирования организационно-ролевой структуры управления проектами;
• Сформировать дорожную карту развития системы управления проектной деятельностью.

1.    Подготовка стратегической сессии

Реализацию проекта команда ГК «Проектная ПРАКТИКА» начала с экспресс-диагностики деятельности УК. Команда аудиторов провела интервью с руководством компании и анкетирование участников проектной деятельности. Полученные сведения позволили определить текущую проблематику и обозначить направления для улучшений с учетом специфики проектов цифровизации. Это дало возможность спроектировать стратегическую сессию так, чтобы максимально учесть потребности бизнеса и четко сформулировать задачи на сессию.

Команда ГК «Проектная ПРАКТИКА» выяснила, какие сложности возникали в УК при управлении проектами цифровизации, что может дать быстрый эффект при внедрении и какие факторы влияют на эффективность.

Формат: 8 интервью, анкетирование
Количество участников: >100 человек
Срок: 2 недели     

В ходе диагностики аудиторы обозначили 20 ключевых зон роста, открывающих возможности для развития проектного управления. Выявленные направления были структурированы на три тематических модуля для проведения стратегической сессии:

• Определение границ проектной деятельности;
• Определение принципов формирования организационно-ролевой структуры управления проектами;
• Формирование дорожной карты развития системы управления проектной деятельностью.

2.    Проведение стратегической сессии

Brainstorming (Мозговой штурм) — метод сфокусированного неформального обсуждения, основанный на активной генерации максимального количества идей для решения той или иной задачи и последующего отбора наиболее удачных из них.

«Мозговой штурм» дает хороший эффект к тех случаях, когда:

• Есть проблемы, но нет однозначного их решения;
• Нет очевидного решения проблемы;
• Нужно быстро найти выход из критической ситуации.

Метод позволяет развивать творческое мышление сотрудников, создавать условия для рождения иррациональных идей, а также сплачивать коллектив за счет свободного обмена мнениями и чувства причастности к принятому решению.

В проработку вопросов стратегической сессии фасилитаторы от ГК «Проектная ПРАКТИКА» привлекли всех участников проектной деятельности управляющей компании. Формат мозгового штурма позволил оценить восприятие у сотрудников ключевых процессов перехода на проектное управление. Были проработаны критерии отнесения деятельности к проектной, матрица ответственности управления проектами, принципы назначения на роли, ключевые инструменты управления проектами. При этом основной упор был сделан на особенности управления проектами цифровизации.

Результатом обсуждения стали:

• Сформулированные принципы отнесения деятельности к проектной и четкие правила классификации проектной и непроектной работы;
• Единое видение у участников сессии принципов назначения на роли и разграничения зон ответственности;
• Регламентированный процесс выделения сотрудников в проект и назначения руководителей проектов;
• Ранжированный перечень инструментов проектного управления в УК.

3.    Пост-сессия

Проведенная для управляющей компании стратегическая сессия позволила наметить ключевые направления внедрения и развития системы проектного управления не только для проектов цифровизации, но и для всех проектов компании. По каждому из направлений были обозначены основные мероприятия. Эксперты ГК «Проектная ПРАКТИКА» предоставили рекомендации по развитию системы управления проектами заказчика.

С учетом обсуждений на сессии и собранной информации на этапе экспресс-диагностики, а также, основываясь на текущем уровне развития проектной деятельности управляющей компании, эксперты ГК «Проектная ПРАКТИКА» сформировали предложения по Дорожной карте внедрения проектного управления. Данная Дорожная карта была утверждена и принята в работу.

Формат: Консультации
Срок: 1 неделя
Результат: Утвержденная Дорожная карта внедрения проектного управления

Эффект проекта

Проведенная стратегическая сессия стала спусковым механизмом для внедрения проектного управления в управляющей компании. В феврале 2021 года, в рамках выполнения мероприятий Дорожной карты, был инициирован проект по созданию условий для внедрения СУПД. Он предусматривает создание ключевых нормативно-методических документов, повышение компетенций участников проектной деятельности, запуск процессов управления.

Сейчас проект практически завершен. Его результаты позволят подготовить надежную почву для достижения главной цели – запуску проекта цифровой трансформации УК, а также дальнейшему развитию СУПД.

«Быстрый старт в проектном управлении – это очень сложная и ресурсная задача. Переход на новый формат требует перестройки внутренней структуры, мировоззрения участников. Необходимы новые компетенции, новые регламенты. С чего начать – самый важный вопрос, ответить на который порой бывает непросто.

Стратегическая сессия – идеальный вариант решения ситуации, когда вопросов значительно больше, чем ответов. Она позволяет в достаточно ограниченные сроки определиться с видением цели, договориться о единой терминологии, наметить ключевые шаги и сплотиться для дальнейшей активной работы».

Светлана Романова, директор по работе с коммерческими заказчиками ГК «Проектная ПРАКТИКА»

Светлана Романова,
директор по работе с коммерческими заказчиками ГК «Проектная ПРАКТИКА»