О клиенте

Одна из крупнейших инжиниринговых компаний в России. Выполняет весь комплекс работ от проектирования и инжиниринга до поставки и внедрения оборудования по проектам в России и за рубежом.

В 2020 году заказчик провел конкурс на проведение работ по совершенствованию своей системы управления проектами. Победителем стала ГК «Проектная ПРАКТИКА». Ключевая задача состояла в формировании новой, улучшенной, комплексной методологии. Кроме того, необходимо было сформулировать требования к компетенциям участников проектной деятельности и обучить сотрудников, определить функциональные требования к автоматизации процессов управления проектами.

Задачи:

• Разработать комплексный Корпоративный стандарт управления проектами;
• Обеспечить подготовку проектного персонала;
• Сформировать техническое задание на создание информационной системы управления проектами.

О проекте

В силу большого количества вопросов, требующих определения, было решено провести серию рабочих сессий с применением методики групповых дискуссий. Каждая из встреч посвящалась одному узкому вопросу, готовилась и проводилась в три фазы: подготовка, проведение, оформление решений (пост-сессия).

Реализацию проекта команда ГК «Проектная ПРАКТИКА» начала с полноценного обследования проектной деятельности инжиниринговой компании. Анализу подверглись и нормативные документы компании, и имеющиеся бизнес-процессы.

1.    Подготовка рабочих сессий

В рамках обследования эксперты ГК «Проектная ПРАКТИКА» провели серию интервью с участниками проектной деятельности заказчика. Опрашивали всех ключевых лиц: от топ-менеджмента до ключевых специалистов, занятых в отдельных проектах компании.

Формат: 17 интервью
Количество участников: >30 человек
Срок: 3 недели

Обследование выявило потребность в формировании единого подхода к принятию сложных решений по управлению проектами и портфелями проектов. Всего на обсуждение в рамках рабочих сессий было вынесено 13 тем: от определения объектов проектного управления до организации отдельных процессов.

2.    Проведение рабочих сессий

Формат: 13 тематических сессий
Срок: 6 месяцев (в режиме встреч с перерывом в 1-2 недели)      
Результат: Принятые решения, зафиксированные согласованными протоколами по итогам рабочих сессий

К обсуждению были подготовлены предложения по задачам заказчика на основе лучших практик проектного управления и обширного опыта команды ГК «Проектная ПРАКТИКА» по внедрению СУПД. Оформленные в виде прототипов решений, они выносились на дискуссию, где взвешивались плюсы и минусы каждого варианта. Наиболее подходящие принимались, сложные для адаптации к специфике деятельности инжиниринговой компании – отклонялись. Одобренные идеи и принятые решения по их воплощению нашли отражение в серии протоколов по итогам проектных сессий.

Отдельно модераторы от ГК «Проектная ПРАКТИКА» помогли выявить в каждой из тем «узкие места» и наметить «зоны роста».

3.    Результаты рабочих сессий

Сформированные по результатам рабочих сессий решения легли в основу разработки корпоративного стандарта управления проектами, единой модели компетенций проектных специалистов и технического задания на автоматизацию проектной деятельности заказчика.

Корпоративный стандарт унифицировал подходы к проектному менеджменту в компании и стал основой для совершенствования СУПД.

Формат: Консультации
Срок: 2-3 недели после каждой рабочей сессии

Результат:

• Корпоративный стандарт управления проектами;
• Требования к компетентности проектного персонала;
• ТЗ на разработку ИСУП;
• Решения по развитию системы управления проектами заказчика

Эффект проекта

• Участники проектной деятельности смогли достичь единого понимания существующих проблем и путей их решения;
• Принятые решения были выработаны коллективно, поддержаны на всех уровнях управления, что обеспечило им быструю приживаемость;
• Эффективность реализации проектов повысилась за счет унификации подходов к их управлению и улучшению коммуникаций внутри проектных команд;
• Согласованные требования к компетентности проектных специалистов используются для формирования проектных команд и разработки корпоративных программ обучения;
• На основе требований к автоматизации управления проектами ведется работа по развитию функциональности корпоративной ИСУП

«Проектные сессии – отличный инструмент выработки согласованных решений. Он позволяет органично вовлечь в этот процесс ключевых экспертов и учесть контекст организации. В результате, за короткий промежуток времени заказчик получает решения, готовые к прямому использованию. Причем эти решения выработаны при непосредственном участии команды заказчика, а значит, адаптированы к специфике деятельности и обладают высокой степенью «приживаемости».
В работе над проектом с данным заказчиком этот формат успешно себя зарекомендовал. Мы провели 13 рабочих сессий. Каждая была посвящена одной теме, одному элементу системы проектной деятельности компании. Мы входили в аудиторию с вопросами и предложениями, а выходили – с конкретными решениями и планами действий».
Павел Гончаренко,
руководитель проекта от ГК «Проектная ПРАКТИКА»