За последние несколько лет подходы к государственному управлению заметно изменились. После утверждения постановления Правительства одного из регионов «Об организации проектной деятельности в Правительстве области и органах исполнительной государственной власти области», направленное на повышение эффективности реализации федеральных и региональных проектов, чиновники из разных ведомств стали объединяться в проектные команды. В такой ситуации особую важность приобрела слаженность процессов. Затруднения оказались связаны с отсутствием удобного инструмента для планирования, мониторинга и координации деятельности между всеми участниками. Необходимо было найти решение, способное повысить скорость и качество исполнения проектов. Таким решением стала инициатива по внедрению новой информационной системы.
В течение года руководство региона запустило несколько инициатив в рамках утвержденного Постановления и выявило ряд потенциальных сложностей. Одной из главных проблем стало отсутствие единого центра обработки информации по инвестиционным проектам. Возникли трудности с тем, чтобы скоординировать деятельность разных департаментов и структурных подразделений областного правительства, а также обеспечить быстрый доступ ко всей методологической, проектной и отчетной документации. Для решения этих задач был запущен процесс разработки новой государственной информационной системы по управлению инвестиционной деятельностью. Задача этой системы была обеспечить получение актуальной информации о ходе проектов в реальном времени, без дополнительных трат и задержек. К решению задачи подключились специалисты нашей компании, имеющей общепризнанные компетенции в области проектного управления и ИТ-разработок. В работе они использовали собственную оригинальную платформу «АСУ-Инвест», специально разработанную для решения задач подобного рода.
Первым этапом создания информационной системы стало глубокое исследование специфики проектной деятельности региона. Были изучены жизненные циклы проектов, портфелей и их компонентов, порядок работы Проектных комитетов департаментов и подразделений. Также были учтены потребности в работе с проектной документацией, требования к защите информации и разграничению доступа.
При разработке методологии был учтен передовой международный опыт для государственных структур и применена гейтовая модель управления жизненными циклами проектов и методика управления проектами по контрольным точкам. Каждая контрольная точка в системе позволяет достичь конкретный типизированный результат, закрепленный за ответственным лицом к требуемому сроку.
В информационной системе на платформе АСУ-Инвест предусмотрены разные варианты бизнес-процессов для различных типов проектов (например, региональных проектов, проектов по капитальному строительству, ИТ-проектов). Гибкая структура организации портфелей проектов позволяет построить управление в соответствии со структурой департаментов региона. На основе данных проектов, внесенных в информационную систему, обеспечивается генерация документов сложной структуры (например, паспортов проектов и отчетов план-фактного анализа).
По результатам внедрения в в упомянутой информационной системе региона (на платформе АСУ-Инвест) работают сотни пользователей, а охват по ведению проектов региона в нашей информационной системе приближается к 100%. По нашим наблюдениям, за счет внедрения отчетов план-фактного анализа и интерактивных отчетов, повысилась оперативная информированность руководства о состоянии дел на проектах в масштабах всего портфеля.
Ростислав Кузнецов, руководитель проекта, ГК «Проектная ПРАКТИКА»
В том же году, сразу после завершения основных работ, связанных с проектированием первой очереди информационной системы, начался этап опытной эксплуатации системы и разработка регламентирующих документов. После было принято официальное решение о введении системы в промышленную эксплуатацию. В следующем году по результатам успешного внедрения были выполнены работы по развитию функционала системы.
Для быстрого освоения нового программного обеспечения наша компания организовала массовое обучение специалистов, руководителей органов власти и членов Правительства области. К этому моменту наша система уже поддерживала реализацию сотен проектов.
По сей день система продолжает активно использоваться органами исполнительной государственной власти и органами местного самоуправления региона. При этом тесное сотрудничество со специалистами нашей компании для них по-прежнему актуально. Каждый год система совершенствуется и дорабатывается в соответствии с новыми требованиями законодательства, а пользователи имеют возможность напрямую обращаться в нашу техническую поддержку для оперативного решения вопросов по системе.