Публикация подготовлена по материалам PMI.
Ссылка на исследование: Shaping the Future of Project Management With AI
За последний год термин «искусственный интеллект» (ИИ) перестал быть просто новым словосочетанием. Уже можно уверенно говорить, что инструменты на базе ИИ вошли в нашу жизнь и активно применяются в реальных рабочих процессах.
Согласно опубликованному в конце 2023 года обзору PMI, менеджеры проектов должны освоить возможности ИИ, поскольку он поможет значительно повысить их производительность и эффективность.
В опросе PMI за 2023 год 21% респондентов сообщили, что часто используют ИИ, но при этом 49% никогда не использовали ИИ в свой деятельности.
Среди руководителей высшего звена 82% респондентов считают, что в течение ближайших 5 лет ИИ окажет хоть какое-то влияние на реализацию проектов, при этом 58% выражают мнение, что ИИ окажет «значительное» или «преобразующее» влияние на их профессию.
Стратегии внедрения инструментов с использованием генеративного искусственного интеллекта для управления проектами
Инструменты на основе генеративного искусственного интеллекта могут поддерживать задачи управления проектами разными способами. Чем сложнее задача, тем больше вмешательства человека требуется для получения высококачественных результатов.
Для внедрения ИИ в управление проектами требуется правильное использование его возможностей для взаимодействия с профессионалами по проектам.
Оценка задач и результатов проекта основывается на двух ключевых факторах: сложность задачи и уровень вмешательства человека. В рамках этих двух факторов менеджеры проектов могут оценить поддержку: от автоматизации до содействия и прироста.
Сегодня GenAI уже может помочь автоматизировать задачи небольшой сложности, минимизируя вмешательство человека. Это может быть, например, создание отчетов, анализ данных и выполнение расчетов.
Такой подход помогает создавать стандартные шаблоны для повторного использования в различных проектах, освобождая время квалифицированных менеджеров.
Для таких задач, как анализ затрат, планирование и анализ рисковдр. GenAI поможет создать «черновики» для дальнейшего рассмотрения. Однако, результаты инструмента еще требуют дополнительной доработки и анализа, а для заданного качества результата потребуется вмешательства опытного специалиста по проекту.
Руководители проектов могут исследовать новые возможности, выполняя более сложные и стратегические задачи. При этом качество конечного результата будет зависеть от глубины опыта и знаний в области управления проектами.
В конечном итоге профессионалы проектного управления по-прежнему будут руководить и выполнять большую часть работы, но при этом они смогут использовать GenAI для получения информации и выполнения конкретных стратегических задач. Например, создавать бизнес-обоснования для проектов и поддерживать принятие сложных решений с учетом множества взаимозависимостей и переменных.
Развитие компетенций с использованием искусственного интеллекта
Вне зависимости от методов ИИ, которые еще предстоит разработать, ясно, что сегодня существует несколько способов выполнения задач. Вот почему PMI мотивирует проектных менеджеров овладеть как можно большим количеством инструментов. Свободное владение инструментами ИИ позволит применять технологию правильно в нужное время и добиваться эффективных результатов.
Выбор наилучших подходов и инструментов для управления проектами является ключом к успешной работе. Использование инструментов GenAI на уровне организации может привести к улучшению результатов:
- Например, ИИ может упростить анализ данных для общей оптимизации проекта, лучше управлять временем, а также затратами и рисками. GenAI широко используется для улучшения и ускорения написания текст ов, включая документы и электронные письма, для поддержки общих и конкретных коммуникационных задач.
- Менеджеры проектов должны освоить стратегии работы с данными организации и лучше понимать взаимосвязь между данными и ИИ. Данный фактор поможет менеджерам создавать специфичные для каждого проекта инструменты для более точного прогноза и анализа. Также это поможет вовремя выявлять и устранять риски, связанные с использованием GenAI в бизнесе.
Уже существующие примеры использования GenAI в различных отраслях показывают его потенциал в анализе структурированных и неструктурированных данных для повышения гибкости и производительности проекта.
Так в сфере технологий, СМИ и телекоммуникаций GenAI способен выявить ценную информацию о компаниях и клиентах.
В IT-секторе, GenAI облегчает информационную коммуникацию о проектах, предоставляя сводки и отчеты на нетехническом языке для различных аудиторий таких как менеджеры по продуктам.
Power Skills
В исследовании PMI «Пульс профессии ® 2023» выделены четыре ключевых навыка:
- стратегическое мышление,
- оперативное решение проблем,
- совместное сотрудничество
- грамотная коммуникация.
Эти навыки считаются необходимыми для успешной организации процесса и достижения устойчивых результатов. Использование инструментов искусственного интеллекта позволяет менеджерам проектов внести больший стратегический вклад в проекты и бизнес, что способствует эффективному и быстрому решению проблем.
Собственные исследования PMI, а также многочисленные мелкие и крупномасштабные исследования за последние два десятилетия неизменно называют человеческий фактор одной из основных причин неудач проектов. Power Skills станут ещё большим конкурентным преимуществом, поскольку рост производительности ИИ позволит тратить больше времени на взаимодействие с людьми.
Например, в медицинской сфере менеджеры проектов сталкиваются с множеством сложных задач, включая разработку лекарств и прохождение клинических испытаний. Использование GenAI помогает им эффективно коммуницировать с партнерами, оптимизировать обмен информацией и упростить процесс разработки лекарственных препаратов.
Однако, менеджеры проектов обладают такими навыками, которые никогда не найдут применения в искусственном интеллекте. Алгоритмы не способны на эмпатию, а также не смогут придерживаться кодекса этики или нести ответственность за свои решения.
ИИ для бизнеса
Профессионалы всех уровней должны уметь эффективно принимать решения и иметь представление, каким образом их проекты согласуются с общей картиной более широкой организационной стратегии и глобальных тенденций.
Представим, что мы хотим лучше понять риски проекта и вероятные сценарии, с которыми можно столкнуться, если некоторые из рисков действительно возникнут. ИИ поможет получить информацию для подготовки комплексного бизнес-анализа и оценки последствий возникновения проблем проекта.
- Анализ сценариев. Анализ мультимодальных данных и прогнозирование сценариев – ключевые функции GenAI.
- Получение аналитической информации и инновации. GenAI обеспечивает быстрый доступ к аналитической информации, помогая ускорить выявление и реализацию инновационных бизнес-идей.
- Оценка последствий для бизнеса. GenAI помогает оценить влияние проектов на бизнес.
- Решения системного мышления позволят принимать системные решения, учитывая различные измерения и зависимости в проекте.
Использование искусственного интеллекта при управлении проектами предоставляет два преимущества.
- Во-первых, он освобождает менеджеров от рутинных задач, позволяя им сосредоточиться на внутриорганизационных целях и взаимоотношениях.
- Во-вторых, он помогает менеджерам проектов видеть стратегические последствия своей работы и принимать обоснованные решения.
Применение генеративного искусственного интеллекта упрощает оценку ситуации для руководителей проектов, позволяя взглянуть на ситуацию глазами отраслевого эксперта. Однако, для полного понимания конкурентных преимуществ необходимо углубленное знание контекста и экосистемы.
Пример использования интерфейсов GenAI в финансовых услугах
Интерфейсы ИИ позволяют менеджерам проектов получать доступ к данным и аналитике в реальном времени без глубоких знаний программирования. Это значительно упрощает процесс принятия решений и обеспечивает быстрый доступ к различным источникам данных и анализу. Инструменты GenAI могут обеспечить быстрый и простой доступ к бизнес-данным на уровне предприятия, позволяя менеджерам проектов и другим пользователям получать и создавать структурированные аналитические отчеты для ускорения решения проблем и принятия решений.
Т.о. менеджерам проектов выгодно научиться использовать ИИ, связав его с конкретными компетенциями, которые они хотят развить и получить от своих текущих проектов.
Специалисты проектов, желающие развить свои навыки GenAI, могут использовать Треугольник талантов PMI, чтобы составить план своего профессионального развития. PMI предлагает двухуровневый подход, который можно адаптировать к индивидуальным потребностям и целям.
В качестве примера в таблице показана только одна область – планирование – и некоторые важные задачи/результаты в этой области для каждого аспекта Треугольника талантов. Задачи сопоставлены с примерами инструментов искусственного интеллекта, которые можно применять для достижения результатов и которые положительно повлияют на результат.
Менеджеры проектов могут настроить эту таблицу, указав области и задачи, за которые они отвечают в текущем проекте, и сопоставить их с желаемым развитием навыков и подходящими инструментами ИИ.
