Сергей Рожков, руководитель группы системного и бизнес анализа, рассказывает новой жизни старых запросов.
“Делать изменения трудно,не делать – фатально”
Белянина Лиза, менеджер по планированию, автор project-blog.ru
Уже в одном из первых внедрений КСУП на платформе Форсайт – для Универсиады в Казани (2013) – были процедуры управления изменениями. Они тогда были стеснительные, ненавязчивые и требовали от сотрудников только один маленький комментарий к новой плановой дате. Важно было не спугнуть руководителя проекта, дать понять, что изменение – это не больно и не трагично, а, наоборот, снимет много головной боли в будущем.
Подход прижился. Руководители проектов и ответственные за контрольные точки поняли, что изменение не потребует кучи бумаг и беготни по этажам для «ручного согласования». Одно нажатие кнопки, понятное обоснование и … все стейкхолдеры будут, как минимум, в курсе изменения. А как максимум – всё согласуют.
С тех пор мы не сильно изменяли этой процедуре. Запрос на изменение просто оброс «мясом» из пары дополнительных описаний и возможности вложить файл.
Остальное оставалось как прежде:
Шаг 1. Меняешь важный параметр (дату, куратора, тип – всё, что требует регламент).
Шаг 2. Система автоматически предлагает сделать запрос на изменение (от которого можно отказаться).
Шаг 3. Заполняешь обоснование запроса.
Шаг 4. Нажимаешь кнопку «Продолжить» (начать согласование).
Шаг 5. Ждёшь…
Со временем, собрав все пожелания от разных заказчиков, мы решили «прокачать» механизм запросов на изменение.
Неизбежное развитие
Теперь форму самого запроса на изменение можно менять под любые требования заказчика. Кто-то хочет один параметр – Комментарий, а кому-то нужно расширенное описание. Теперь это сделать проще простого. Плюс мы добавили больше возможностей для цепочек согласующих.
Что значит «больше»!?
Больше – это про возможности и гибкость. В цепочку согласования можно включить не просто конкретного сотрудника, а, например, департамент. Тогда согласование придет руководителю департамента.
Можно указать роль из карточки – тогда согласовывать будет назначенный на эту роль сотрудник. Еще мы добавили признак «Суперсогласующий». Именно это человек будет иметь право решающего голоса в согласовании.
В чем польза мне, простому пользователю?
Во-первых, индикация: если изменение параметра потребует запроса на изменение, то пользователь увидит серый замочек рядом с параметром. Если согласование уже идет – красный замочек.
Во-вторых, встроена автоматическая выгрузка запроса на изменение в Word по шаблону заказчика.
В-третьих, автосогласование. Система автоматически поставит «Согласовано» от имени инициатора запроса, если он входит в цепочку согласования.
Лайфхаки есть?
Лайфхак 0. «Опечатка»
Мы собрали статистику и поняли, что 20% запросов на изменение приходится делать просто потому, что была совершена ошибка ввода. Теперь не обязательно из-за одной неправильной буквы или цифры проходить всю процедуру. Можно послать запрос функциональному администратору, который быстро примет изменение, но всегда поймет – где реально опечатка, а где желание ответственного необоснованно оттянуть сроки.
Лайфхак 1.
Администратор может от имени любого согласующего принять или отклонить запрос на изменение. Это важно, когда запрос срочный, а согласующий в отпуске. Достаточно зайти в любой запрос, нажать на Ф.И.О. согласующего, заполнить комментарий и выбрать нужную кнопку. При этом система запомнит, что согласование шло от имени функционального администратора.
Лайфхак 2. После бурных обсуждений мы всё-таки разрешили администратору удалять запросы на изменение.
Обновленное управление изменениями уже вошло в новый релиз и скоро будет на всех экранах Форсайта! Ждите!