ПМ Форсайт. Команда продукта рассказывает об учете и ведении информации о сотрудниках в проектном измерении

Сергей Еранов, директор по Информационным технологиям, рассказал о модуле ПМ Форсайта, который помогает управлять организационной структурой, компетенцией и мотивацией персонала.

Поэтому наши заказчики, решив базовые вопросы планирования сроков, бюджетов, распределения и контроля ответственности, неизбежно начинают заниматься управлением сотрудниками – накоплением информации об их опыте, учетом и развитием компетенций, сбором дополнительной информации для мотивации членов проектных команд.

От того, насколько эффективно компания организует своих сотрудников, зависит успех и неуспех проектов. Понимая это, мы обобщили опыт десятков организаций в области управления персоналом, учета компетенций сотрудников, подходов к организации их обучения и развития. Кроме того, мы приняли во внимание задачи подготовки информации для мотивации и премирования сотрудников за проектные подвиги, достижения и неудачи.

При этом, когда во время пресейла мы обсуждаем с заказчиками вопросы управления проектными специалистами, обычно заказчики обозначают нам довольно типовые задачи:

  • Нам нужно вести учет проектных специалистов и параметров их участия в проектной деятельности – понимать, к каким блокам организационной структуры они относятся, в каких проектах или программах они участвуют.
  • Важно накапливать сведения об опыте сотрудников на основании данных об участии в проектной деятельности для принятия дальнейших решений в других проектных мероприятиях.
  • Компетенции сотрудников в области управления проектами нужно развивать и для этого нужен инструмент для ведения реестра курсов и календаря. А, кроме того, нужно вести учет сведений о прохождении обучения, полученных навыков и бальных оценках. Нужен удобный инструмент для анализа компетенций сотрудников.
  • Хорошо было бы иметь аналитический модуль для построения отчетов, направленных на оценку вариантов премирования сотрудников, их мотивацию с учетом успешности их участия в проектах.

В результате обобщения нашего опыта мы сделали удобный и технологичный модуль для решения этих задач. О нем и хотим рассказать подробнее.

Этот модуль, конечно же, не решает задачи полноценной замены кадровых (и связанных с ними) систем в организации. Но он, безусловно, дает возможность организовать учет и ведение информации о сотрудниках в проектном измерении.

Управление организационной структурой

Для начала, руководителю, который отвечает за проектное направление в организации, нужно помочь организовать базовый учет сотрудников – ведение структурных подразделений, к которым привязаны проектные специалисты, учет этих специалистов и важных, с точки зрения проектной деятельности, характеристик: их грейды, роли (в рамках проектов), должность (в рамках организации) и другие параметры.

Рисунок 1 Организационная структура предприятия (по специалистам). Ключевые характеристик сотрудников, с точки зрения проектов, в которых они участвуют (сроки, бюджет, риски), отражаются в удобном инфографичном представлении.

При этом особо ценно наличие в ПМ «Форсайт» удобного способа предоставления доступа к информации (в виде реестров организационных подразделений или реестров сотрудников) и ее качественная визуализация (в виде организационных структур или отчетов).

Многократно у разных организаций появлялась потребность на совмещение в одном месте двух аналитических срезов – организационной структуры, с одной стороны, и проектных характеристик (индикаторов сотрудников) с другой стороны.

В ПМ «Форсайт» все специалисты организации представлены в виде интерактивной древовидной структуры. По каждому специалисту представляется краткая аналитика с учетом участия в проектах и влияния на проектные характеристики (например – сроки, бюджет, риски). Если у сотрудника есть или были регулярные проблемы с исполнением сроков, проблемы по контролю рисков и др. – в его блоке на организационном дереве будет выведена соответствующая информация с предупреждающими индикаторами. Если же наоборот, у специалиста все хорошо с проектными характеристиками в его зоне ответственности, то информация будет нейтральной или положительной. Этот инструмент ПМ «Форсайт» позволяет руководителям получать аналитику по работе специалистов в удобном виде и на регулярной основе отслеживать качество работы специалистов, предоставлять обратную связь, выделять лучших и худших. 

Управление компетенциями

Блок управления компетенциями в системе ПМ «Форсайт» позволяет в одном месте сводить знания организации об орг. структуре (подразделения – люди), о мероприятиях по развивающим действиям (курсам и семинарам), о компетенциях специалистов.

Этот модуль позволяет организации поддерживать развитие проектных компетенций специалистов: организовывать работу кадровых подразделений, отслеживать участие сотрудников в развивающих мероприятиях, руководителям планировать развитие компетенций членов проектных команд.

В удобном представлении в виде реестра можно посмотреть какие мероприятия (курсы) были запланированы, прошли или предстоят. Какие сотрудники уже прошли обучение, а для кого оно только запланировано. Руководители проектов, подразделений, проектные специалисты могут видеть и формировать индивидуальные планы по обучению и развитию проектных компетенций в одном месте.

Этот модуль может быть заложен в основу автоматизации для решения достаточно сложных задач развития комплексной модели проектных компетенций в организации. Мы отдельно опишем организационно-методологические аспекты создания такой модели.

Управление мотивацией

Для удобства расчета премий и поддержки процедур принятия решений о мотивации сотрудников, в ПМ «Форсайт» была разработана функция — управление мотивацией. Так как расчеты премий могут сильно меняться со временем, был предусмотрен универсальный механизм расчета и отображения сведений о проектной деятельности сотрудника, включая наиболее распространенные показатели мотивации.

Модуль управления мотивацией позволяет планировать, вести учет и видеть аналитику по показателям работы сотрудников за год:

  • плановая и фактическая загрузка сотрудника в год,
  • в каких проектах сотрудник участвовал,
  • были ли в этих проектах риски и проблемы, просрочки по работам, поручениям и прочим параметрам.

При этом в основе работы модуля управление мотивацией могут лежать различные организационно-методологические модели. Один из наиболее распространенных вариантов моделей выглядит следующим образом:

  1. При инициации проекта планируются его ключевые показатели – бюджет, сроки, размер команды. Формируется и утверждается премиальный фонд (премиальный бюджет). 
  2. По каждому сотруднику определяется его загрузка и, соответственно, плановый объем трудозатрат (бюджет трудозатрат проекта).
  3. По ходу реализации проекта специалисты на регулярной основе (в идеале – ежедневно, но, если есть ограничения – не реже, чем еженедельно) предоставляют информацию по выполненным работам, отчитываются о понесенных трудозатратах.
  4. Эта информация проверяется и подтверждается (принимается) руководителем проекта или руководителем рабочей группы в рамках проекта.
  5. По окончании проекта его руководитель проводит анализ успешности проекта, с точки зрения ключевых показателей, соотнесения планового и фактического объема трудозатрат.

Конечно же, распределение премиального фонда проекта может зависеть от многих факторов – как зависящих от проектной команды, так и не всегда находящихся в зоне ее ответственности. Но технология и организационно-методологическая модель, заложенная в работу модуля, позволяет руководству получить объективные данные, собираемые на регулярной основе: объем участия сотрудника в проекте, соотнесение данных по трудозатратам с плановыми показателями, подготовка информации для дальнейшего анализа и принятия управленческих решений по мотивации специалистов и распределения проектного премиального бюджета. 

Управление персоналом

Модуль управление персоналом – это своеобразный удобный «пульт управления». Он позволяет в одном месте вести учет и управлять организационной структурой, компетенциями и мотивацией сотрудников.

Этот модуль предоставляет аналитическую информацию руководителям организации, структурных подразделений, членам проектных команд по следующим показателям проектной деятельности:

  1. Плановые и фактические трудозатраты конкретных специалистов.
  2. Агрегированные трудозатраты по подразделениям.
  3. Прогнозные показатели по загрузке сотрудников в проектах.
  4. Участие (вовлеченность) сотрудников в проектную деятельность в разрезе назначения их на конкретные роли.
  5. Контроль работы системы развития проектных компетенций.

В конечном счете любой участник проектной деятельности может получать из нашей системы ПМ «Форсайт» ответы на актуальные для него вопросы. Для руководства – кто и где задействован, насколько эффективен и какими компетенциями обладает тот или иной сотрудник. Для сотрудников проектных команд – насколько он эффективен в проектной деятельности, какие инструменты развития проектных компетенций доступны и используются. И, конечно, всю информацию пользователь системы ПМ «Форсайт» традиционно получает в удобной и наглядной форме.

Написать ответ

Войти с помощью: