Сергей Еранов, директор по Информационным технологиям, рассказал о модуле ПМ Форсайта, который помогает управлять организационной структурой, компетенцией и мотивацией персонала.
Поэтому наши заказчики, решив базовые вопросы планирования сроков, бюджетов, распределения и контроля ответственности, неизбежно начинают заниматься управлением сотрудниками – накоплением информации об их опыте, учетом и развитием компетенций, сбором дополнительной информации для мотивации членов проектных команд.
От того, насколько эффективно компания организует своих сотрудников, зависит успех и неуспех проектов. Понимая это, мы обобщили опыт десятков организаций в области управления персоналом, учета компетенций сотрудников, подходов к организации их обучения и развития. Кроме того, мы приняли во внимание задачи подготовки информации для мотивации и премирования сотрудников за проектные подвиги, достижения и неудачи.
При этом, когда во время пресейла мы обсуждаем с заказчиками вопросы управления проектными специалистами, обычно заказчики обозначают нам довольно типовые задачи:
- Нам нужно вести учет проектных специалистов и параметров их участия в проектной деятельности – понимать, к каким блокам организационной структуры они относятся, в каких проектах или программах они участвуют.
- Важно накапливать сведения об опыте сотрудников на основании данных об участии в проектной деятельности для принятия дальнейших решений в других проектных мероприятиях.
- Компетенции сотрудников в области управления проектами нужно развивать и для этого нужен инструмент для ведения реестра курсов и календаря. А, кроме того, нужно вести учет сведений о прохождении обучения, полученных навыков и бальных оценках. Нужен удобный инструмент для анализа компетенций сотрудников.
- Хорошо было бы иметь аналитический модуль для построения отчетов, направленных на оценку вариантов премирования сотрудников, их мотивацию с учетом успешности их участия в проектах.
В результате обобщения нашего опыта мы сделали удобный и технологичный модуль для решения этих задач. О нем и хотим рассказать подробнее.
Этот модуль, конечно же, не решает задачи полноценной замены кадровых (и связанных с ними) систем в организации. Но он, безусловно, дает возможность организовать учет и ведение информации о сотрудниках в проектном измерении.
Управление организационной структурой
Для начала, руководителю, который отвечает за проектное направление в организации, нужно помочь организовать базовый учет сотрудников – ведение структурных подразделений, к которым привязаны проектные специалисты, учет этих специалистов и важных, с точки зрения проектной деятельности, характеристик: их грейды, роли (в рамках проектов), должность (в рамках организации) и другие параметры.
Рисунок 1 Организационная структура предприятия (по специалистам). Ключевые характеристик сотрудников, с точки зрения проектов, в которых они участвуют (сроки, бюджет, риски), отражаются в удобном инфографичном представлении.
При этом особо ценно наличие в ПМ «Форсайт» удобного способа предоставления доступа к информации (в виде реестров организационных подразделений или реестров сотрудников) и ее качественная визуализация (в виде организационных структур или отчетов).
Многократно у разных организаций появлялась потребность на совмещение в одном месте двух аналитических срезов – организационной структуры, с одной стороны, и проектных характеристик (индикаторов сотрудников) с другой стороны.
В ПМ «Форсайт» все специалисты организации представлены в виде интерактивной древовидной структуры. По каждому специалисту представляется краткая аналитика с учетом участия в проектах и влияния на проектные характеристики (например – сроки, бюджет, риски). Если у сотрудника есть или были регулярные проблемы с исполнением сроков, проблемы по контролю рисков и др. – в его блоке на организационном дереве будет выведена соответствующая информация с предупреждающими индикаторами. Если же наоборот, у специалиста все хорошо с проектными характеристиками в его зоне ответственности, то информация будет нейтральной или положительной. Этот инструмент ПМ «Форсайт» позволяет руководителям получать аналитику по работе специалистов в удобном виде и на регулярной основе отслеживать качество работы специалистов, предоставлять обратную связь, выделять лучших и худших.
Управление компетенциями
Блок управления компетенциями в системе ПМ «Форсайт» позволяет в одном месте сводить знания организации об орг. структуре (подразделения – люди), о мероприятиях по развивающим действиям (курсам и семинарам), о компетенциях специалистов.
Этот модуль позволяет организации поддерживать развитие проектных компетенций специалистов: организовывать работу кадровых подразделений, отслеживать участие сотрудников в развивающих мероприятиях, руководителям планировать развитие компетенций членов проектных команд.
В удобном представлении в виде реестра можно посмотреть какие мероприятия (курсы) были запланированы, прошли или предстоят. Какие сотрудники уже прошли обучение, а для кого оно только запланировано. Руководители проектов, подразделений, проектные специалисты могут видеть и формировать индивидуальные планы по обучению и развитию проектных компетенций в одном месте.
Этот модуль может быть заложен в основу автоматизации для решения достаточно сложных задач развития комплексной модели проектных компетенций в организации. Мы отдельно опишем организационно-методологические аспекты создания такой модели.
Управление мотивацией
Для удобства расчета премий и поддержки процедур принятия решений о мотивации сотрудников, в ПМ «Форсайт» была разработана функция — управление мотивацией. Так как расчеты премий могут сильно меняться со временем, был предусмотрен универсальный механизм расчета и отображения сведений о проектной деятельности сотрудника, включая наиболее распространенные показатели мотивации.
Модуль управления мотивацией позволяет планировать, вести учет и видеть аналитику по показателям работы сотрудников за год:
- плановая и фактическая загрузка сотрудника в год,
- в каких проектах сотрудник участвовал,
- были ли в этих проектах риски и проблемы, просрочки по работам, поручениям и прочим параметрам.
При этом в основе работы модуля управление мотивацией могут лежать различные организационно-методологические модели. Один из наиболее распространенных вариантов моделей выглядит следующим образом:
- При инициации проекта планируются его ключевые показатели – бюджет, сроки, размер команды. Формируется и утверждается премиальный фонд (премиальный бюджет).
- По каждому сотруднику определяется его загрузка и, соответственно, плановый объем трудозатрат (бюджет трудозатрат проекта).
- По ходу реализации проекта специалисты на регулярной основе (в идеале – ежедневно, но, если есть ограничения – не реже, чем еженедельно) предоставляют информацию по выполненным работам, отчитываются о понесенных трудозатратах.
- Эта информация проверяется и подтверждается (принимается) руководителем проекта или руководителем рабочей группы в рамках проекта.
- По окончании проекта его руководитель проводит анализ успешности проекта, с точки зрения ключевых показателей, соотнесения планового и фактического объема трудозатрат.
Конечно же, распределение премиального фонда проекта может зависеть от многих факторов – как зависящих от проектной команды, так и не всегда находящихся в зоне ее ответственности. Но технология и организационно-методологическая модель, заложенная в работу модуля, позволяет руководству получить объективные данные, собираемые на регулярной основе: объем участия сотрудника в проекте, соотнесение данных по трудозатратам с плановыми показателями, подготовка информации для дальнейшего анализа и принятия управленческих решений по мотивации специалистов и распределения проектного премиального бюджета.
Управление персоналом
Модуль управление персоналом – это своеобразный удобный «пульт управления». Он позволяет в одном месте вести учет и управлять организационной структурой, компетенциями и мотивацией сотрудников.
Этот модуль предоставляет аналитическую информацию руководителям организации, структурных подразделений, членам проектных команд по следующим показателям проектной деятельности:
- Плановые и фактические трудозатраты конкретных специалистов.
- Агрегированные трудозатраты по подразделениям.
- Прогнозные показатели по загрузке сотрудников в проектах.
- Участие (вовлеченность) сотрудников в проектную деятельность в разрезе назначения их на конкретные роли.
- Контроль работы системы развития проектных компетенций.
В конечном счете любой участник проектной деятельности может получать из нашей системы ПМ «Форсайт» ответы на актуальные для него вопросы. Для руководства – кто и где задействован, насколько эффективен и какими компетенциями обладает тот или иной сотрудник. Для сотрудников проектных команд – насколько он эффективен в проектной деятельности, какие инструменты развития проектных компетенций доступны и используются. И, конечно, всю информацию пользователь системы ПМ «Форсайт» традиционно получает в удобной и наглядной форме.