Конец года – традиционное время для подведения итогов и завершения проектов.
Теперь, когда предновогодняя суета осталась позади, можно без спешки поговорить про разные виды аналитики по контрольным точкам. И если диаграмма Ганта – это классика, без которой управление проектами немыслимо, то таймлайны еще пока редко можно встретить в ИТ-системах.
1! Классический Гант.
Тут не нужно лишних слов. Диаграмму Ганта вынуждены любить все руководители и администраторы проектов. Мы, программисты и дизайнеры, можем только облегчить эту любовь, оптимизируя различный функционал.
Например, выставлять связи можно визуально – протаскивая связь на графической части от одной контрольной точки к другой, или текстово – указывая код точки-предшественника. Можно импортировать планы из mpp-файла по заранее настроенным профилям. Самое главное, не перегружать!
Гант с задачами на 10 уровнях, с выводом большого количества столбцов, нескольких базовых планов в графической части будет просто нечитаем. Но индикаторы, разные цвета для “колбасок” базового, текущего плана и факта – это обязательно.
2! График динамики исполнения контрольных точек.
Простой, но очень наглядный график, призванный показать объемы планового и фактического исполнения контрольных точек в каждом месяце.
Обычно мы предлагаем выводить его двумя линиями, каждая точка которых – это количество контрольных точек по плановой или фактической дате, попадающих в определенный месяц.
В данном случае накопленный итог – залог наглядности графика.
Если контрольных точек не очень много, бывает удобно выводить чистые количества и столбиками. Руководитель сразу видит разрыв между планом и фактом (или опережение плана, такое тоже бывает) и может оценить динамику этого отставания.
3! Круговая диаграмма статусов контрольных точек.
Максимально простая, но максимально наглядная диаграмма – каждый сектор показывает сколько контрольных точек пребывает сейчас в том или ином состоянии. Казалось бы – зачем описывать такую диаграмму?
Но в такой простоте кроется много тонкостей:
- Секторов должно быть мало. На самом деле мало. 7 – это много. Даже 5 много. В идеале – 3
- Сектора должны сильно отличаться друг от друга по цвету. Опять же, в идеале, светофор. Никаких “градаций синего”. Только четкие разные цвета.
- Сектора должны быть “кликабельны”. Никто не сможет принять разумное управленческое решение по информации “3 просроченных контрольных точки”. Важно быстро понять, что это за контрольные точки.
- Не перегружать. Выноски, легенда, описание – не нужно, если соблюдены предыдущие пункты. В этом и есть прелесть такой диаграммы – при правильной подаче все понятно без слов.
4! Матрица прохождения этапов жизненного цикла.
Это уже инструмент не руководителя проектов, а администратора портфеля, программы, ТОП-руководителя.
В такой матрице отображаются однотипные проекты с одинаковым жизненным циклом. Для каждого проекта, для каждой стадии выводится дата контрольной точки, завершающей эту стадию. Причем ячейка с датой обязательно подсвечивается по состоянию контрольной точки. Например, красный фон означает, что завершение стадии просрочено.
С помощью такой матрицы можно одним взглядом охватить и понять состояние всех проектов.
5! Таймлайн.
Таймлайн наряду с Гантом – это один из инструментов руководителя проекта.
Таймлайн показывает даты и длительность каждой стадии жизненного цикла по контрольным точкам, завершающим эти стадии.
Каждый отрезок стадии обязательно подсвечивается и показывает процесс прохождения жизненного цикла: зеленый означает завершенную стадию, синий – текущую, а голубой – будущую. В ПМ Форсайт такой таймлайн можно встретить в любой карточке, обладающей жизненным циклом.
Недокументированной особенностью таймлайна является возможность быстро понять, что контрольные точки завершения стадий не созданы. Если это так, то в таймлайне будут “дырки”.
Для некоторых проектов мы расширяем возможности таймлайна, например, добавляя туда отрезки по датам базового плана контрольных точек.
6! “Исполнение контрольных событий” – график из методрекомендаций
В методических рекомендациях по управлению проектами (мы уже писали, что они легли в основу отраслевого решения ПМ Форсайт для госорганов) представлен вариант статус-отчета по проекту. Помимо табличных данных в нем присутствует и график, очень похожий на динамику исполнения контрольной точки, но всё же другой.
“Исполнение контрольных событий” – это 3 графика (план, прогноз и факт) накопленным итогом, показывающие хронологию достижения контрольной точки.
План строится по плановым датам – количество контрольных точек, попавших своей плановой датой на определенный месяц. Факт, аналогично, по фактической дате. Прогноз строится не только по прогнозным датам контрольных точек, но и учитывает выполненные точки раньше срока. График достаточно наглядный и понятный, плюс имеет элемент прогнозирования – такие очень любят кураторы проектов.
Посленовогодний эксклюзив! Визуализация иерархии контрольных точек.
Этот компонент был создан специально для одного из проектов проекта внедрения ПМ Форсайт, который мы сдавали в конце 2016 года. И он так понравился не только нам, что прижился в продукте.
Много (сотни) контрольных точек, разного уровня управления – от администратора до Президента РФ, много связей и влияний, большой срок планирования и требование видеть это всё на одном экране…
Мы долго думали, как помочь визуализировать столько данных и автоматизировать поставленную задачу… И пришли к выводу, что надо придумать что-то новое!
Проще рассказать, чем помогает новый компонент и показать его, нежели описывать функционал и принципы работы
Плюсы нового вида визуализации
- На одном экране видно сразу все (действительно, ВСЕ) контрольные точки
- Понятны объемы точек разного уровня контроля
- Прослеживается горизонт планирования на годы вперед
- Отображаются связи и зависимости, в том числе и межуровненые
- Предлагается детальное изучение связей любой КТ
- Один клик – и для анализа останутся только, например, просроченные точки
- Можно сделать выводы по качеству планирования. Например, из нашего маленького видео очевидно, что РП (4 уровень) планируют краткосрочно, а кураторы (3 уровень) ставят более стратегические задачи
- Можно сделать выводы по пиковым моментам проектной работы. На том же видео видно, что в конце каждого квартала придется закрывать много работ
- Можно оценить загрузку точками для одного или нескольких сотрудников
- Доступна оперативная статистика по точкам
- Наличие всех популярных фильтров (по портфелю, проекту, ответственному и пр.) делает компонент полезным для всех – от исполнителя до куратора
- По каждой контрольной точке доступна наиболее нужная информация во всплывающей подсказке
Мы понимаем, что все проекты разные. И не факт, что этот компонент будет интересен и полезен всем.
Но ПМ Форсайт идет на встречу всем заказчикам и любым задачам бизнеса!
Михаил Балуев,
главный дизайнер и специалист по интерфейсам ПМ Форсайт,