Обучение проектных специалистов в органах власти. Дорожная карта

Проектное управление уже несколько лет является актуальной темой для организаций государственного сектора. Органам государственной власти субъектов Российской Федерации рекомендовано на региональном уровне организовать проектную деятельность. Руководством служат постановление Правительства РФ от 15 октября 2016 года №1050, а также распоряжение №2165-р. В частности, в распоряжении утвержден план первоочередных мероприятий по организации проектной деятельности на 2016 и 2017 годы.

 

Дарья Калинина,

координатор образовательных программ ГК «Проектная ПРАКТИКА».

 

 

Практический опыт Группы компаний «Проектная ПРАКТИКА» показывает, что при внедрении системы управления проектами в любой, в том числе и государственной, организации необходимо сбалансированно развивать четыре компонента:

  • Организация;
  • Информационные технологии;
  • Методология;
  • Персонал.

 

Развитие компонента «Организация» подразумевает создание организационных структур для управления – проектных офисов, проектных комитетов и др., а также решение организационных вопросов, в том числе распределение функций, полномочий, прав и обязанностей.

 

 

Компонент «Информационные технологии» позволяет обеспечить поддержку процессов управления проектами, повысить качество планирования и контроля работ, эффективность использования ресурсов, а также достоверность и скорость предоставления информации, уменьшить возможность человеческой ошибки при работе с информацией.

 

В компоненте «Методология» описываются бизнес-процессы и правила взаимодействия ключевых участников проектной деятельности. Зафиксируйте кто, кому, как, когда и в какой форме передает информацию, кто принимает управленческие решения и как эти решения реализуются на практике.

 

 

Ну и наконец, в компоненте «Персонал» вы разрабатываете требования к компетенциям проектных специалистов, подходы к развитию и оценке сотрудников, обучаете и развиваете персонал до необходимого уровня компетентности.

 

 

В упомянутом ранее распоряжении Правительства РФ мероприятия по развитию компетенций участников проектной деятельности выделены в отдельный блок.

В этой заметке мы хотим коротко рассказать про наш подход к обучению. Для наглядности мы оформили его в дорожную карту обучения проектных специалистов в органах власти.

Дорожная карта основывается на опыте работы с конкретными проектными командами регионов. Среди них: Приморский край, Ханты-Мансийский автономный округ — Югра, республика Коми и другие регионы.

 

Дорожная карта обучения проектных специалистов в органах власти включает в себя несколько этапов. При переходе от этапа к этапу меняются:

  • количество и уровень обучаемых специалистов,
  • содержание программ обучения,
  • подходы к работе с персоналом с учетом ролевой модели,
  • использование очных и дистанционных форматов развития компетенций.

Пройдем по ключевым точкам маршрута дорожной карты.

Первый этап – подготовка

Обучение необходимо начинать с руководства региона и сотрудников проектного офиса, членов команд пилотных проектов.

Обычно проводится краткий тренинг на 4 – 8 часов для высшего руководства региона в группе 10 – 15 человек. И расширенное обучение длительностью в 1 день для ключевых сотрудников, которые будут участвовать в проектах. Обычно это группа до 50-70 специалистов.

Возможно, разделение на отдельные потоки групп по 15-20 человек.

Обучение руководителей преследует цель их мотивировать, придать важность вопросу в их глазах и получить от них поддержку в дальнейшем. Ключевых сотрудников мы учим для «первичного погружения» в тематику и формирования понятийного аппарата.

Следуя принципу «от простого к сложному», обучение должно носить общий характер и знакомить новых участников проектной деятельности с простыми и понятными инструментами управления проектами.

Эффект от внедрения проектного управления должен быть ощутим участниками уже в начале движения по дорожной карте. Если люди не будут видеть эффекта, они перестанут верить!

Второй этап – формирование ядра команды внедрения

На этом этапе проходит более глубокое обучение проектных специалистов, которые участвуют во внедрении системы управления проектами. Это члены проектного офиса, члены пилотных проектных команд, кураторы проектов.

По нашему опыту обучение занимает 3 – 6 дней для 15 – 30 специалистов. Возможно, разбиение на отдельные курсы по 1 – 2 дня. Хотя бывают случаи и более масштабного и длительного обучения (3 – 4 группы по 10 – 15 человек в каждой).

Мы развиваем знания в отдельных областях (управление коммуникациями, интеграция проекта, управление сроками) или в применении конкретных инструментов для управления проектом (применении информационной системы управления проектами, ИСУП). Делается упор на практическую отработку полученных знаний либо в формате бизнес-игры, либо на примере пилотных проектов.

Если в рамках первого этапа обучение носило общий характер погружения в проблематику и методологию, то на втором этапе оно обязательно должно нести прикладной характер. Это объясняется необходимостью отработки на практике параллельно формируемой методологии и тестирования на пилотных проектах создаваемого ИТ инструмента.

Есть хорошие примеры, когда на этом этапе расширенная группа специалистов из 50 и более человек проходит дистанционные курсы по основам управления проектами. Дистанционные курсы позволяют закрепить основы управления проектами для большой группы людей в течение 2-3 недель.

Третий этап – оценка

На третьем этапе обычно в организации уже есть зарекомендовавшая себя методология и отработанная функциональность ИСУП. Инструменты показали эффективность на 3-5 пилотных проектах.

Поэтому здесь проводится расширенное обучение в отдельных областях знаний или применении ИСУП для всех специалистов, включенных в проекты. По опыту количество таких специалистов может быть достаточно большим: 200 – 300 человек и более.    

На этом этапе запускается система оценки компетенций проектных специалистов, проводится оценка персонала путем тестирования, анкетирования, решения кейсов и прочего.

Система оценки должна быть инструментом мотивации и развивать у проектного персонала стремление брать пример с лучших, учиться новому и обмениваться внутренними достижениями.Мы уверены, что представленный подход не является единственно верным.

Конечно, представленный подход не является единственно верным. Мы видели и другие сочетания очного и дистанционного обучения, последовательности погружения в тематику УП и отдельные инструменты проектного управления, вовлечения руководителей. Но предлагаемая дорожная карта показала свою результативность и эффективность на примере большого количества органов власти и госструктур.

Прохождение точек маршрута на дорожной карте готовит почву для развития культуры проектно-ориентированного управления и наставничества. Так, чтобы новый участник проектной команды мог быстро адаптироваться, проникнуться идеями и инструментами проектного управления.

Обучение проектному управлению специалистов в органах власти дает возможность эффективного взаимодействия, разговора участников «на одном языке», достижения большего эффекта от совместной командной работы и качественной реализации любых проектных инициатив. Команда обученных проектных специалистов поможет системе управления проектами прижиться в организации.

Написать ответ

Войти с помощью: