#softskills Лекция 3. Проблема коммуникаций в проекте.

Третья из четырех лекций про эмоциональный интеллект от одного из лучших преподавателей Учебного центра.

Лектор: Храпков Игорь Борисович — преподаватель УКЦ «Проектная ПРАКТИКА».

Лекция о проблемах, с которыми сталкивается руководитель проекта, управляя коммуникациями. Поведенческие аспекты эффективного управления проектами.

Ключевые термины: канал коммуникации, коммуникативные барьеры, роль участника, I-специалист, T-специалист.

Существуют четыре основные проблемы:

Первая проблема — это большое число потенциальных каналов коммуникации между участниками проектной деятельности.

В команде с тремя участниками, число канала коммуникации будет равно 3. В команде с пятью, число каналов коммуникации будет равно 10. Если число участников уже дошло до семи, то число потенциальных каналов коммуникации возрасло до 21.
Число каналов коммуникации растет пропорционально квадрату участников проектной деятельности.

Вторая проблема — это происходящее в самом канале коммуникации.

Информация, которая идет по каналу коммуникации от одного участника к другому, будет теряться. Где она теряется? — На коммуникативных барьерах. Что такое коммуникативные барьеры? — Существуют три коммуникативных барьера:

1. понятийный барьер (люди в каждое слово и в каждый термин иногда вкладывают разные значения). «Иметь не одно значение — значит не иметь ни одного значения; если же у слов нет (определённых) значений, тогда утрачена всякая возможность рассуждать друг с другом, а в действительности и с самим собой, ибо невозможно ничего мыслить, если не мыслить каждый раз что-нибудь одно» — закон тождества, Аристотель.

Чтобы участники понимали друг друга у каждого из них должно быть одно «а». Как преодолеть этот барьер? На организационном уровне — созданием глоссария для каждого серьезного проектного документ. Требование качественно составленного документа следующие: адресат, для которого предназначен этот документ должен с первого прочтения без необходимости «гуглить» и обращаться к большой советской энциклопедии понять, что же изложено в проектном документе.

Здесь же необходимо еще решить проблему, которая возникает на межличностном уровне: руководителю проекта приходится взаимодействует с большим числом предметников.

В крупном масштабном проекте предметность руководителя проекта значительно снижена, он не может быть одновременно и строителем, и энергетиком, и специалистом по маркетингу, и разбираться в системах видеонаблюдения и IT.

Действительно сложные масштабные проекты отличаются междисциплинароностью. В этом случае к участникам проекта должны быть предъявлены особые требования к их специализации. Участники проектной деятельности, и сам руководитель проекта, должен обладать компетенциями не I-специалиста (человек, которые глубоко разбирается в конкретной теме, узкой сфере), а T-специалиста (человек, который кроме предметных знаний, имеет глубокое понимание методологии и практический опыт в управлении проектами). I-специалист vs T-специалист
Работая с предметниками руководитель проекта должен понимать и их методологию, знать некие основы,понимать основные термины предметников.

2. коммуникативный барьер — это барьер средств и способов передачи информациию. Сложную, например, техническую информацию нужно передавать не устно, письменно. Виды коммуникации должны быть сообразно акту и цели коммуникации. В целом, сообразно коммуникативному акту сообразно цели коммуникации.

3. барьер восприятия. Информация субъективна и подчас окрашена эмоциями. Этот барьер преодолевается с помощью обратной связи, уточнений, вопросов.  

Следующая проблема — требования к системе управления коммуникациями, которые должен создать руководитель проекта.

А свою систему управления коммуникациями он должен создать на основе информационных потребностей участников проектной

деятельности. Информационные потребности не осознаются, но определяются через работы, роли и интересы. Для этого следует учесть три аспекта:

1. понимание работ, которые выполняют участники проектной деятельности,

2. роль каждого участника проекта (роль характеризуется ответственность, полномочия, компетентность, функция). Для выполнения проектной роли участнику необходимо информация. Сообразно этой роли и должна быть предоставлена та или иная информация.

3. интересы участников. Не у всех участников проектной деятельности есть роли у некоторых из них просто есть интересы.

Мы обсудили проблемы, которые испытывают участники проектной деятельности.