БЕРЕЖЛИВОЕ УПРАВЛЕНИЕ ПРОГРАММАМИ ПРОЕКТОВ. Часть 3. Управление взаимосвязями проектов программы. Управление общими для проектов программы наиболее важными рисками

Весной прошлого года в журнале «Управление проектами и программами» Михаил Козодаев, Управляющий партнер ГК «Проектная ПРАКТИКА», рассказал о своем видении бережливого подхода к построению системы управления программами.
Сегодня мы можем поделиться с вами полным текстом этого материала.

Оглавление

Введение
1. Потребность в применении принципов управления программами проектов
2. Определение ключевых элементов системы управления программами
2.1 Организационное оформление программ проектов
2.2 Управление взаимосвязями проектов программы
2.3 Управление общими для проектов программы наиболее важными рисками
2.4 Поддержка системы принятия решений в рамках программы с учетом бизнес-выгод
3. Область применения
Заключение

2.2 Управление взаимосвязями проектов и программы

Управление взаимосвязями входящих в программу проектов должно поддерживаться решениями по следующим направлениям:

• Виды взаимосвязей, их учет при планировании проектов программы. Подразумевается учет взаимосвязей в рабочих управленческих документах, их отражение на уровне программы.
• Порядок работы со взаимосвязями в процессе реализации проектов

Управление взаимосвязями проектов программы в упрощенном случае может выглядеть, например, следующим образом

Виды взаимосвязей, их учет при планировании проектов программы.

• Для проектов программы обязательно вводится тип контрольной точки «координационная». Такие контрольные точки обозначают события рассматриваемого проекта, которые либо влияют на реализацию иного проекта, либо в то же время являются результатом иного проекта. На уровне описания такой контрольной точки (в ИСУП, в паспорте проекта и/или календарном плане проекта) фиксируется взаимовлияние связанных друг с другом проектов и критичность возможных отклонений.
• Координационные контрольные точки отображаются в отчетах о программе с указанием статуса и фактического или прогнозного влияния на зависимый проект.
• В рамках планирования проектов программы предусматривается согласование их планов за счет заявительной процедуры: каждый РП заявляет, на какие проекты влияют события его проекта и от каких событий стороннего проекта зависит его проект. В идеале каждое такое заявление должно быть подтверждено со стороны двух РП и учтено в виде координационной вехи. Если подтверждение есть только от одного РП, то решение о введении координационной вехи принимает руководитель программы. Администрирует процесс учета координационных вех в проектах ответственный за координацию проектов, входящих в программу.

Порядок работы со взаимосвязями в процессе реализации проектов.

• В рамках планирования проектов программы предусматривается согласование их планов за счет заявительной процедуры: каждый РП заявляет, на какие проекты влияют события его проекта и от каких событий стороннего проекта зависит его проект. В идеале каждое такое заявление должно быть подтверждено со стороны двух РП и учтено в виде координационной вехи. Если подтверждение есть только от одного РП, то решение о введении координационной вехи принимает руководитель программы. Администрирует процесс учета координационных вех в проектах ответственный за координацию проектов, входящих в программу.
  
• Несмотря на то что руководитель программы не занимает отдельного уровня принятия решений, он может выступать арбитром между РП по решениям, не требующим выхода на более высокий уровень управления.
  
• В отчетности и аналитике по проектам предусматривается особый раздел, посвященный прогнозированию изменений параметров в координационных контрольных точках. Ответственный за координацию отслеживает корректность наполнения этих разделов и информирует РП связанных проектов.
  
• ИСУП поддерживает процедуры информирования РП о прогнозах по изменениям параметров и согласования изменений координационных контрольных точек с учетом роли руководителя программы.

2.3 Управление наиболее важными рисками, общими для проектов программы

Организация управления общими для проектов программы наиболее важными рисками должна выражаться в решениях по следующим направлениям.

• Формирование перечня значимых для программы проектов рисков.
• Порядок работы с общими для проектов программы рисками.

Управление общими для программы проектов рисками в упрощенном случае может выглядеть, например, следующим образом.

Формирование перечня значимых для программы проектов рисков.

Ответственный за управление рисками программы формирует реестр рисков, для управления которыми применяются те же принципы и подходы, что и для других проектных рисков. Зрелость управления рисками программы проектов должна соответствовать зрелости общей системы управления рисками проектов в компании.

Риски программы проектов условно можно разделить на два блока.
Блок 1 — наиболее значимые риски (порог толерантности определяет руководитель программы) входящих в программу проектов и риски, связанные с отклонениями в параметрах координационных контрольных точек. Риски блока 1 автоматически попадают в реестр рисков программы.
Блок 2 — риски, не включенные в реестры рисков проектов, видимые только при анализе достижения выгод программы.

Для рисков блока 1 дополнительно к принятому порядку выявления определяется процедура включения в реестр рисков программы.

Для рисков блока 2 по решению руководителя программы предусматривается дополнительная процедура выявления, в рамках которой могут быть задействованы только руководитель программы либо еще и команда управления программой, а также руководители входящих в программу проектов.

Реестр рисков программы отражается в паспорте программы, если таковой оформляется, ведется в ИСУП, если ИСУП поддерживает процессы управления программой. В минималистическом варианте реестр рисков программы ведется локально силами ответственного за управления рисками программы и используется при анализе и подготовке отчетности по программе.

Порядок работы с общими для проектов программы рисками.

Дополнительно к существующим на уровне проектов подходам к управлению рисками предусматриваются процедуры:

• информирования ответственного за управление рисками программы и руководителя программы о параметрах рисков проектов, включенных в реестр рисков программы;
• информирования ответственного за управление рисками программы и руководителя программы о появлении новых значимых рисков, которые необходимо включить в реестр рисков программы (можно определить условие включения рисков проектов в реестр рисков программы или закрепить это решение за руководителями проектов);
• анализа рисков программы, выработки мер реагирования и принятия решений о включении соответствующих мероприятий в календарные планы проектов программы;
• анализа рисков программы и учета соответствующих данных при анализе хода реализации программы и подготовке отчетности.

Для рисков проектов, включенных в реестр рисков программы, решения принимаются по согласованию с руководителем программы.

ИСУП поддерживает процедуры информирования руководителей проектов и программы, ответственных за управление рисками программы, о принимаемых решениях, а также помогает получать общую картину по рискам программы.

Продолжение следует…

Первая часть. Введение. Потребность в применении принципов управления программами проектов.
Вторая часть. Определение ключевых элементов системы управления программами. Организационное оформление программ проектов.
Четвертая часть. Поддержка системы принятия решений в рамках программы с учетом бизнес-выгод. Область применения. Заключение.