Кейс. Стратегическая сессия по разработке Дорожной карты развития СУПД для агрохолдинга

О клиенте

Холдинговая компания, один из крупнейших российских агропроизводителей. Объединяет под своим управлением животноводческие и птицеводческие комплексы, площадки по переработке сырья и производству комбикорма.

В деятельности компании значительное место занимают инвестпроекты по строительству и реконструкции сельхозпредприятий, модернизации производств. Компания активно расширяется, одновременно идут несколько новых строек в разных регионах РФ. В связи с необходимостью повышения эффективности этого направления деятельности возникла потребность в развитии системы управления инвестиционными проектами агрохолдинга. 

Задача – определить мероприятия, которые помогут улучшить управление инвестиционными проектами, с учетом территориальной распределенности компании, и повысить приживаемость изменений у участников проектной деятельности.

О проекте

Учитывая необходимость формирования единой позиции по возможным направлениям улучшений и обеспечения высокой степени вовлеченности всех заинтересованных сторон, в качестве наиболее эффективного инструмента была выбрана стратегическая сессия.

В целях проектирования оптимальной конфигурации стратегической сессии было проведено предварительное обследование системы управления проектной деятельностью компании, в ходе которого была собрана информация по текущим подходам к управлению проектами и существующим проблемам. Это помогло максимально учесть специфику управления проектной деятельностью заказчика при подготовке к сессии.

1. Подготовка стратегической сессии

Подготовку сессии команда ГК «Проектная ПРАКТИКА» осуществила в два этапа. 

1 этап

Во-первых, была изучена деятельность заказчика. В ходе аудита были проведены анкетирование участников реализации проектов строительства и реконструкции и серия интервью с ТОП-менеджментом компании. Респонденты выделили «узкие места» в СУПД агрохолдинга. Основная их масса была связана с высокой загрузкой персонала, нехваткой специалистов с необходимым уровнем подготовки в сфере управления проектами, отсутствием единой автоматизированной системы.

Формат: 12 интервью, анкетирование
Количество участников: 48 человек
Срок: 2 недели

Обследование выявило 4 зоны роста агрохолдинга. Их развитие позволило бы компании существенно улучшить управление инвестиционными проектами и, как следствие, обеспечило бы достижение стратегических целей:

  • Повышение эффективности проработки проектов на доинвестиционной стадии;
  • Оптимизация процедур управления строительной составляющей реализуемых инвестиционных проектов;
  • Разработка модели компетенций сотрудников и обеспечение обучения проектного персонала;
  • Настройка процессов и инструментов для обеспечения эффективного управления проектами.

С учетом выявленных зон роста был спроектирован сценарий стратегической сессии и подобраны примеры из лучших практик, которые легли в основу презентационных материалов сессии.

Сталкивались ли вы с проблемами, для решения которых помогут проектные сессии и используете ли вообще этот инструментарий в своей работе? Расскажите нам о своем опыте.

2 этап

Во-вторых, эксперты ГК «Проектная ПРАКТИКА» обеспечили подготовку модераторов команд из числа менеджеров заказчика, обладающих глубокой экспертизой в деятельности компании. Привлечение модераторов со стороны агрохолдинга, помимо обеспечения экспертизы в предметной области, помогает также вовлечь участников сессии в дискуссию при работе в командах – за столом «все свои», хорошо понимают друг друга, говорят на одном языке.

Формат: тренинг
Количество участников: 4 человека
Срок: 2 часа + дополнительные консультации

2. Проведение стратегической сессии

Brainstorming (Мозговой штурм) — метод сфокусированного неформального обсуждения, основанный на активной генерации максимального количества идей для решения той или иной задачи и последующего отбора наиболее удачных из них. 

  • «Мозговой штурм» дает хороший эффект к тех случаях, когда:
  • Есть проблемы, но нет однозначного их решения;
  • Нет очевидного решения проблемы;
  • Нужно быстро найти выход из критической ситуации. 

Позволяет развивать творческое мышление сотрудников, создавать условия для рождения иррациональных идей, а также сплачивать коллектив за счет свободного обмена мнениями и чувства причастности к принятому решению.

Формат: 4 тематических стола
Количество участников: 24 человека
Срок: 1 день
Результат: Принятые решения, оформленные документы по итогам стратегической сессии

Привлечение модераторов со стороны заказчика дало яркий положительный результат. Вопросы для обсуждения легче воспринимались участниками, они видели своих коллег в лице модераторов и охотнее высказывали своё мнение. Работа за тематическими столами была организована таким образом, чтобы каждый сотрудник смог провзаимодействовать с каждым своим коллегой. В итоге, мероприятие получило очень глубокое вовлечение. 

Эксперты ГК «Проектная ПРАКТИКА» выступили спикерами и фасилитаторами сессии и оказали необходимую поддержку по ходу мероприятия. Отдельного контроля потребовал «мозговой штурм». Преподаватели поддерживали обученных модераторов в ходе сессии, всегда были рядом, готовые помочь, прокомментировать, провести обсуждение.

Результатом стали:

  • четкое видение конечных целей у всех участников проектной деятельности;
  • ранжированный перечень проблем в существующей СУПД;
  • набор стратегических решений по проектной деятельности агрохолдинга;
  • понимание необходимых шагов и ресурсов для реализации стратегии.

Кроме того, эксперты ГК «Проектная ПРАКТИКА» проконсультировали сотрудников агрохолдинга по адаптивному управлению проектами на базе модели управленческой сложности, а также рассказали о методологии бережливого управления портфелями проектов и развития системы управления проектами компании.

3. Пост-сессия

Совместными усилиями в ходе сессии участники проектной деятельности заказчика выработали ряд решений по стратегии развития управления инвестиционными проектами агрохолдинга. На основе этого была сформирована Дорожная карта развития системы управления проектной деятельностью агрохолдинга.

Формат: Разработка документов, консультации
Срок: 2 недели
Результат: Дорожная карта развития СУПД

Эффект проекта

Сразу после завершения стратегической сессии были запущены в работу мероприятия по развитию системы управления проектной деятельностью в соответствии с утвержденной Дорожной картой.

«Стратегическая сессия лучше всего подходит, когда нет четкого понимания, куда двигаться в проектном управлении и какими конкретно шагами это делать. Наш заказчик оказался именно в такой ситуации, и решение провести сессию, безусловно, дало свои плоды. Команда агрохолдинга смогла пообщаться между собой, очно, а не в формате территориальной распределенности. Участники наладили коммуникацию, достигли договоренностей. Выработанная в процессе обсуждения Дорожная карта развития СУПД стала поистине плодом коллективного творчества. Когда люди осознают, что и зачем они делают, когда они лично заинтересованы в этих действиях и знают, какой итог их ждет, к чему стремиться – это залог больших успехов. У нашего заказчика есть такая команда».

Светлана Романова,

Директор по работе с Заказчиками коммерческого сектора,
ГК «Проектная ПРАКТИКА»

Сталкивались ли вы с проблемами, для решения которых помогут проектные сессии и используете ли вообще этот инструментарий в своей работе? Расскажите нам о своем опыте.

Написать ответ

Войти с помощью: