Кейс. Стратегическая сессия по разработке Дорожной карты развития СУПД для агрохолдинга

О клиенте

Холдинговая компания, один из крупнейших российских агропроизводителей. Объединяет под своим управлением животноводческие и птицеводческие комплексы, площадки по переработке сырья и производству комбикорма.

В деятельности компании значительное место занимают инвестпроекты по строительству и реконструкции сельхозпредприятий, модернизации производств. Компания активно расширяется, одновременно идут несколько новых строек в разных регионах РФ. В связи с необходимостью повышения эффективности этого направления деятельности возникла потребность в развитии системы управления инвестиционными проектами агрохолдинга. 

Задача – определить мероприятия, которые помогут улучшить управление инвестиционными проектами, с учетом территориальной распределенности компании и потенциального сопротивления предстоящим изменениям со стороны участников проектной деятельности.

О проекте

Учитывая необходимость формирования единой позиции по возможным направлениям улучшений и обеспечения высокой степени вовлеченности всех заинтересованных сторон в процесс улучшений, в качестве наиболее эффективного инструмента была выбрана стратегическая сессия.

В целях проектирования оптимальной конфигурации стратегической сессии было проведено предварительное обследование системы управления проектной деятельностью компании, в ходе которого была собрана информация по текущим подходам к управлению проектами и существующим проблемам. Это помогло максимально учесть специфику управления проектной деятельностью заказчика при подготовке к сессии.

1. Подготовка стратегической сессии

Подготовку сессии команда ГК «Проектная ПРАКТИКА» осуществила в два этапа. 

1 этап

Во-первых, была изучена деятельность заказчика. В ходе аудита были проведены анкетирование участников реализации проектов строительства и реконструкции и серия интервью с ТОП-менеджментом компании. Респонденты выделили «узкие места» в СУПД агрохолдинга. Основная их масса была связана с высокой загрузкой персонала, нехваткой специалистов с необходимым уровнем подготовки в сфере управления проектами и строительством, отсутствием единой автоматизированной системы.

Формат: 12 интервью, анкетирование
Количество участников: 48 человек
Срок: 2 недели

Обследование выявило 4 зоны роста агрохолдинга. Их развитие позволило бы компании существенно улучшить управление инвестиционными проектами и, как следствие, обеспечило бы достижение стратегических целей:

  • Повышение эффективности проработки проектов на доинвестиционной стадии;
  • Оптимизация процедур управления строительной составляющей реализуемых инвестиционных проектов;
  • Разработка модели компетенций сотрудников и обеспечение обучения проектного персонала;
  • Настройка процессов и инструментов для обеспечения эффективного управления проектами.

С учетом выявленных зон роста был спроектирован сценарий стратегической сессии и подобраны примеры из лучших практик, которые легли в основу презентационных материалов сессии.

Сталкивались ли вы с проблемами, для решения которых помогут проектные сессии и используете ли вообще этот инструментарий в своей работе? Расскажите нам о своем опыте.

2 этап

Во-вторых, эксперты ГК «Проектная ПРАКТИКА» обеспечили подготовку модераторов команд из числа менеджеров заказчика, обладающих глубокой экспертизой в деятельности компании. Привлечение модераторов со стороны агрохолдинга, помимо обеспечения экспертизы в предметной области, помогает также вовлечь участников сессии в дискуссию при работе в командах – за столом «все свои», хорошо понимают друг друга, говорят на одном языке.

Формат: тренинг
Количество участников: 4 человека
Срок: 2 часа + дополнительные консультации

2. Проведение стратегической сессии

Brainstorming (Мозговой штурм) — метод сфокусированного неформального обсуждения, основанный на активной генерации максимального количества идей для решения той или иной задачи и последующего отбора наиболее удачных из них. 

  • «Мозговой штурм» дает хороший эффект к тех случаях, когда:
  • Есть проблемы, но нет однозначного их решения;
  • Нет очевидного решения проблемы;
  • Нужно быстро найти выход из критической ситуации. 

Позволяет развивать творческое мышление сотрудников, создавать условия для рождения иррациональных идей, а также сплачивать коллектив за счет свободного обмена мнениями и чувства причастности к принятому решению.

Формат: 4 тематических стола
Количество участников: 24 человека
Срок: 1 день
Результат: Принятые решения, оформленные документы по итогам стратегической сессии

Привлечение модераторов со стороны заказчика дало яркий положительный результат. Вопросы для обсуждения легче воспринимались участниками, они видели своих коллег в лице модераторов и охотнее высказывали своё мнение. Работа за тематическими столами была организована таким образом, чтобы каждый сотрудник смог провзаимодействовать с каждым своим коллегой. В итоге, мероприятие получило очень глубокое вовлечение. 

Эксперты ГК «Проектная ПРАКТИКА» выступили спикерами и фасилитаторами сессии и оказали необходимую поддержку по ходу мероприятия. Отдельного контроля потребовал «мозговой штурм». Преподаватели поддерживали обученных модераторов в ходе сессии, всегда были рядом, готовые помочь, прокомментировать, провести обсуждение.

Результатом стали:

  • четкое видение конечных целей у всех участников проектной деятельности;
  • ранжированный перечень проблем в существующей СУПД;
  • набор стратегических решений по проектной деятельности агрохолдинга;
  • понимание необходимых шагов и ресурсов для реализации стратегии;
  • выработанные планы развития компетенций проектных специалистов.

Кроме того, эксперты ГК «Проектная ПРАКТИКА» проконсультировали сотрудников агрохолдинга по адаптивному управлению проектами на базе модели управленческой сложности, а также рассказали о методологии бережливого управления программами проектов и развития системы управления проектами компании.

3. Пост-сессия

Совместными усилиями в ходе сессии участники проектной деятельности заказчика выработали ряд решений по стратегии развития проектного управления. На основе этого была сформирована Дорожная карта развития системы управления проектной деятельностью агрохолдинга, утверждена система ежеквартального контроля ее реализации. 

Формат: Разработка документов, консультации
Срок: 2 недели
Результат: Дорожная карта развития СУПД

Эффект проекта

  • Повышение эффективности проектных коммуникаций управляющей компании с «дочерними» обществами;
  • Запуск мероприятий по развитию системы управления проектной деятельностью в соответствии с утвержденной Дорожной картой после завершения сессии.

«Стратегическая сессия лучше всего подходит, когда нет четкого понимания, куда двигаться в проектном управлении и какими конкретно шагами это делать. Наш заказчик оказался именно в такой ситуации, и решение провести сессию, безусловно, дало свои плоды. Команда агрохолдинга смогла пообщаться между собой, очно, а не в формате территориальной распределенности. Участники наладили коммуникацию, достигли договоренностей. Выработанная в процессе обсуждения Дорожная карта развития СУПД стала поистине плодом коллективного творчества. Каждый четко видел свое место в новой структуре, понимал свою роль в новых бизнес-процессах. Вовлечение оказалось столь велико и столь эффективно, что первые результаты компания начала получать еще до того, как мы закончили с пост-сессией. Когда люди осознают, что и зачем они делают, когда они лично заинтересованы в этих действиях и знают, какой итог их ждет, к чему стремиться – это залог больших успехов. У нашего заказчика есть такая команда».

Светлана Романова,

Директор по работе с Заказчиками коммерческого сектора,
ГК «Проектная ПРАКТИКА»

Сталкивались ли вы с проблемами, для решения которых помогут проектные сессии и используете ли вообще этот инструментарий в своей работе? Расскажите нам о своем опыте.

Написать ответ

Войти с помощью: