Уже 5 лет в конце мая Проектная ПРАКТИКА собирает самую широкую аудиторию обсудить актуальные вопросы управления проектами и развития проектных компетенций. Особое внимание мы уделяем конкретному практическому опыту российского бизнеса и государственных организаций.
Один из дней Конференции был посвящен теме использования проектных (стратегических и рабочих) сессий для внедрения и развития систем управления проектами.
Одним из экспертов этого дня стала Екатерина Игоревна Хитрова, Директор по операционализации стратегии и устойчивому развитию АО «РАСУ». Она рассказала о совершенствовании системы управления проектами с помощью проектных сессий.
Предлагаем вашему вниманию несколько инсайтов.
Полностью запись с выступлением Екатерины Хитровой размещена на канале Проектной ПРАКТИКИ в YouTube.
Рабочие сессии помогают учитывать мнения всех заинтересованных лиц и принимать более правильные и взвешенные решения. Они вовлекают всех участников, не позволяя просто отсиживаться. Все договоренности фиксируются в протоколе встречи и обязывают исполнять принятые решения. Поэтому если участники с чем-то не согласны, самое время это обсуждать на рабочих сессиях.
Также на сессиях мы честно прошлись по всему списку реестра проектов и проверили каждый по чек-листу на соответствие статусу «Проект». И честно себе и друг другу ответили – это многоресурсный проект или наша внутренняя активность.
Мы привлекали на рабочие сессии внешних модераторов.
На первый взгляд может показаться, что это расточительство и можно назначить на эту роль кого-то из своих коллег. На мой взгляд назначить коллегу модератором – это порочная практика, потому что у человека из команды не такой большой вес. Человек должен быть статуса гендира, на которого нельзя поругаться или нельзя скатиться в эмоцию в его присутствии. Модератору нужно аккуратно справляться с провокаторами, которые есть в любой компании. Это также умеют делать не все.
Большой ресурс ушел на сбор информации.
Несмотря на то, что в компании есть много сертифицированных и опытных проектных менеджеров, были и те, кто такого опыта не имеет. И на каждой сессии ставилась задача погружать всех в принципы и задачи проектной деятельности: мы рассказывали, как это организовано на западе, как в России, какие практики можно перенимать.
Очень важно после рабочей сессии выпускать подписанный протокол решений. Я часто сталкивалась с тем, что если не выпустили протокол сразу или в течение суток, то факта сессии можно сказать, что и не было. Даже если участники будут довносить свои корректировки, первый драфт протокола нужно просить подписать сразу.
Если возникали спорные вопросы, мы их эскалировали на уровень высшего руководства.
Иногда рабочие сессии, особенно для руководителей, проводили по субботам, потому что объективно только в этот день не дергают подчинённые, и есть время подумать о стратегических вопросах.
Если это страт.сессии для рядовых сотрудников или мидл позиции, нужно артикулировать четко и ясно, что руководитель делегировал сотрудника, а значит назначил его ответственным за принятие решений и подписание протокола рабочей сессии.
Нужно выбирать хорошее помещение для проведения проектных сессий. Сотрудникам должно быть комфортно, нужен тайминг и вкусные кофебрейки. Мы поняли, что эти факторы объективно улучшают качество работы.
Иногда мы совмещали тематику встреч на проектных сессия: например, выработку решений комбинировали с повышением проектных компетенций персонала.