Проектные сессии — инструмент быстрой выработки решений с вовлечением ключевых экспертов и учетом контекста ситуации. Мы собрали для вас комплект материалов, который позволит понять, как работает данный инструмент и как он применяется на практике.
- КОГДА НУЖНО ПРОВОДИТЬ ПРОЕКТНЫЕ СЕССИИ В ОБЛАСТИ ПРОЕКТНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ?
- Полностью или частично неудачный опыт внедрения системы управления проектной деятельностью.
- Процессы управления проектами сложные и трудоёмкие для регулярного исполнения, не учитывают уровень развития организации, корпоративную культуру.
- У руководителей организации нет опыта внедрения проектной деятельности.
- Отсутствие поддержки руководства, разочарование от отсутствия быстрых результатов.
- ИТ-решение “не взлетело” – (большая) часть функционала не востребована или не используется.
- Методологические решения недостаточно учитывают специфику проектов вашей организации.
- Сопротивление сотрудников внедрению проектного подхода, отсутствие мотивации.
- У команды нет единого понимания проблематики управления проектами.
2. КАК ПОНЯТЬ КАКАЯ ПРОЕКТНАЯ СЕССИЯ ВАМ НУЖНА?
Для начала мы расскажем какие бывают проектные сессии. Пользуясь этой информацией, вы сможете принять для себя решение.
Вариант 1. Стратегическая сессия
Для чего: для выработки стратегических решений, формирования стратегии внедрения проектного управления, определения мероприятий по развитию проектного управления.
Для кого: ТОП-менеджмент
Что получите:
— выявленные и структурированные проблемы в текущей проектной деятельности или системе управления;
— дорожную карту развития системы управления;
— решения по системе управления проектной деятельностью (СУПД) и/или решения по устранению проблем: концепцию СУПД, набор методических решений СУПД и т.д.
Вариант 2. Рабочая сессия
Для чего: для выработки решений по конкретным узким задачам, оценки процессов/процедур управления проектами, формирования портфеля проектов
Для кого: проектные команды
Что получите:
— локальные решения по выделенным проектам, например, паспорт проекта (цели, показатели, результаты, роевая структура и пр.);
— ранжированный реестр проектных инициатив;
— предварительно сформированный портфель проектов с зафиксированными параметрами (ресурсный резерв, степень достижения страт. целей, общая рискованность портфеля и пр.);
— команду, в игровой форме обученную методике формирования портфеля проектов (отбор и ранжирование проектных инициатив, балансировка портфеля и пр.) для дальнейшего применения полученных навыков самостоятельно.
3. А ЧТО НА ПРАКТИКЕ? ПРИВОДИМ УСПЕШЕЫЙ ОПЫТ ПРОЕКТНЫХ СЕССИЙ В РАЗНЫХ ОТРАСЛЯХ.
- Кейс строительный холдинг. Быстрая разработка дорожной карты, корпоративного стандарта и требований к информационной системе управления проектами.
- Кейс. Девелоперская компания Внедрение проектного управления для реализации задач цифровизации
- Кейс. Машиностроительный холдинг Портфель проектов для реализации стратегии развития машиностроительного холдинга.
- Кейс. Агрохолдинг Разработка дорожной карты развития системы управления проектами агрохолдинга с учетом территориальной распределенности объектов.
- Кейс. Производство оборудования и услуг. Совершенствовании системы управления проектами с помощью проектных сессий в АО «РАСУ»
4. ВИДЕОЗАПИСЬ С КОНФЕРЕНЦИИ ПРОЕКТНОЕ МЫШЛЕНИЕ «КАК ПРОЕКТНЫЕ СЕССИИ МОГУТ ПОМОЧЬ ПРИ ВНЕДРЕНИИ ПРОЕКТНОГО УПРАВЛЕНИЯ?»
Спикер Антон Михеев, Заместитель руководителя Департамента Городского имущества Г. Москвы: «На этапе планирования и проведения проектной сессии крайне важна поддержка первого лица организации, его осознанное понимание необходимости и целей этого мероприятия. Другой важный момент–подготовка. За две недели до начала сессии мы провели интервью и анкетирование, поэтому каждый участник понимал зачем он туда идёт и у него уже были готовы вопросы».
Запись выступлений других спикеров смотрите по ссылке
5. ОТВЕТЫ НА ЧАСТО ЗАДАВАЕМЫЕ ВОПРОСЫ ПРО ПРОЕКТНЫЕ СЕССИИ
Емкий ответ эксперта на ряд важных вопросов вы найдете в серии специальных видео.
- Как понять, что нужна проектная сессия.
- Как подготовиться к проектной сессии
- Как провести проектную сессию.
- Что делать после проведения проектной сессии и как использовать окно возможностей.
6. КАК ПОНЯТЬ НУЖНА ЛИ ВАМ ПРОЕКТНАЯ СЕССИЯ И КАК К НЕЙ ПОДГОТОВИТЬСЯ, ЧТОБЫ ТОЧНО НИЧЕГО НЕ ЗАБЫТЬ
Чек лист. Как понять нужна ли вам проектная сессия.
Проблема большинства организаций — долгое принятие решений или откладывание решения вообще. В итоге организации несут убытки или работают над никому не нужным результатом.
Если хотя бы на 4 из 6 вопросов вы ответили «Да», то вашей компании нужна проектная сессия, которая поможет сдвинуть с места решение важного вопроса в области проектного управления.
- Вы хотите внедрить систему управления проектной деятельностью, но не знаете, как это лучше организовать.
- У вас был неудачный опыт внедрения системы управления проектной деятельностью и вы не хотите повторять ошибки.
- У команды нет единого понимания проблематики управления проектами. Вы хотите выровнять понимание.
- У команды руководителей вашей организации нет опыта в решении той или иной задачи проектной деятельности.
- Нужно быстро и эффективно проработать отдельную область системы управления проектной деятельностью.
- У вас есть стратегия, но нет плана ее реализации.
Чек-лист: 7 правил успешной подготовки к проектной сессии.
Проведению очного этапа проектной сессии предшествует диагностика и выявление проблемных зон, которые будут решаться в рамках второго этапа – очной сессии.
- Определитесь с целями.
- Оповестите всех участников.
- Выберите респондентов и проведите интервью.
- Подготовьте документы для анализа.
- Сделайте выводы по итогам интервью.
- Будьте готовы к обратной связи.
- Решите организационные вопросы.
Чек-лист: 8 правил успешного проведения проектной сессии.
- Определите состав проектной сессии
- Сформулируйте цели сессии
- Сформулируйте ожидаемые результаты
- Определите инструменты
- Определите программу и тайминг сессии
- Найдите модератора
- Выберите место вне постоянной локации
- Решите организационные вопросы
Не нашли ответа на свой вопрос? Мы готовы вас проконсультировать и разработать индивидуальное решение.