Вам поручили внедрить проектное управление. Поздравляем :)

Статья подготовлена по материалам доклада на Конференции «Управление проектами 2023». 

• Приходилось ли вам когда-нибудь внедрять проектное управление у себя в компании? 
• Или вы чувствуете в себе силы стать лидером этих изменений в компании? 
• А может быть вы в поиске вдохновения для новых подходов?

Практичный симбиоз методики, инструмента и реальности – это как раз то, что вам нужно.

• Куда бежать?
• Как дать руководству уверенность в управляемости ситуацией? 

«Тайным знанием» поделятся:

В рамках одного из мероприятий Конференции «Управление проектами 2023», которая традиционно прошла в начале декабря, Юрий и Мария обсуждали принципы и подходы к внедрению проектного управления и пробовали ответить на главные вопросы, которые возникают в ходе внедрения.

Технология отработана на нескольких компаниях и всегда показывала положительные результаты. Берите и пользуйтесь!

Юрий Шойдин: 

«Хотелось бы рассказать не о процессах, не о документах, не об органах управления, которые, несомненно, нужны. В рамках именно этого материала хотелось бы сделать акцент на информационной системе управления проектами (ИСУП), то есть отдельно выделить тот рабочий инструмент, которым вы ежедневно будете пользоваться. 

Почему про инструмент? Работая уже на начальном этапе внедрения проектного управления с правильным инструментом вы убьете сразу двух зайцев. 

В моей практике было несколько проектов внедрения проектного управления в небольших организациях, там, где и зрелость была невысокая, и инструментов (информационных систем) не было, и достаточного количества ресурсов не было. Попробуем коротко рассказать, как идеология, как процессы проектного управления, встроенные в готовый «коробочный» продукт – в ИТ-систему, позволяют запустить проектное управление внутри организации и показать быстрые результаты.

При работе с любой «коробкой» неизбежно возникают вопросы: как и чем заполнять систему, откуда брать данные. Ответы на эти вопросы и дают то, что нужно отражать в документах, регламентирующих проектную деятельность в организации. Этот процесс и есть по факту постановка первичных процессов проектного управления. 

Именно поэтому важно, чтобы «коробка» была не просто набором инструментов. Внутри должна быть корректная проектная логика. Этим и объясняется почему для примера выбрана «коробка» ПМ Форсайт от Проектной ПРАКТИКИ. В ней такая логика уже «зашита».

Описанный в статье подход не единственный. Это пример одного из возможных подходов. 

Что еще посмотреть по теме

В ходе внедрения проектного управления в 2-х разных организациях были обнаружены сходные запросы и проблемы.

То есть несмотря на то, что организации различались по размеру, продукту, процессам, инициаторам, запросы собственников и основные действия  при внедрении проектного управления в обеих компаниях были одинаковыми

Получается, что все внедрения одинаковые? Давайте разбираться.

При внедрении системы управления проектами организации и проектные команды чаще всего сталкиваются со следующими проблемами:

• Желание получить все функции сразу. Каждый участник рабочей группы по выбору системы начинает формулировать пожелания и требования, с которыми он ранее сталкивался на других проектах. Требования часто включают разные «хотелки» на будущее. И также часто они не имеют никаких точек соприкосновения друг с другом.
• Многообразие целевых аудиторий – это могут быть заинтересованные пользователи из разных подразделений с разными запросами (функциональный заказчик / собственник/ руководители проектов / бухгалтер). А как известно, чем больше запросов, тем сложнее система.
• Перекос в сторону создания продукта. Команды выбирают продуктовый (все для пользователя), а не проектный подход.
• Желание получить максимум за минимальные деньги. Денег нет, но внедренцы не готовы поступиться какими-то требованиями к функциональности. А новые требования, как известно, это всегда увеличение стоимости.
• Сложность выбора системы из многообразия предложений на рынке без четких требований. На рынке представлено множество систем, и мы не знаем, какую выбрать. Все потому, что мы не уверены, какие требования для нас являются более важными, а какие – нет.  
• Сложность реализации проекта внедрения внутри проекта изменения.Когда изменяются бизнес-процессы, происходят организационные изменения. Это один сложный проект. А когда в этот момент еще и запускается проект внедрения информационной системы, получается уже два сложных проекта, которые реализуются параллельно, отнимая много ресурсов.

Мы решили, что лучшим вариантом для решения всех этих вопросов будет использование готовой системы или так называемого «коробочного решения». На это есть несколько причин.

«Коробка» позволяет:

• отказаться от процесса внедрения сложного продукта или настройки платформы;
• упростить процесс – минимум требований и инструментов. 3 необходимых отчета –это все, что нужно для успешного старта и быстрых побед;
• упростить онбординг руководителей проектов и администраторов;
• сосредоточиться на достижении небольших, но значимых результатов. Вначале их будет немного, но это даст  объективные данные для анализа и представления руководству.
• в будущем сформировать объективные и корректные требования к полноценной системе;
• поработав какое-то время с реальным продуктом, принять обоснованное решение о развитии или замене системы;
• благодаря простым правилам и административному ресурсу создать прототипы процессов. И да, они будут меняться!

ИСУП – это наш главный источник информации. 
Давайте посмотрим, как с помощью информационной системы мы можем ответить на вопросы, которые чаще всего руководство задает внедренцам.

Вопрос №1 «Где мы? Какие проекты у нас вообще есть и какие у них параметры, над чем компания работает в этом году?»

Чтобы ответить на этот вопрос, система, внедряемая в компании, должна иметь уже выстроенные процессы управления проектами из «коробки», то есть «правила игры» должны быть заданы, и еще лучше, если они будут гибкими и не потребуют долгой настройки. Именно так возможно осуществить «быстрое внедрение».

В системе уже должны быть определены основные классификаторы для проектов, ролевая модель, стадии жизненного цикла, условия перехода по жизненному циклу и артефакты, которые появляются на каждой стадии, например, паспорт проекта и др. 

Не стоит забывать и о других параметрах проекта, который умелый РП также может зафиксировать и отслеживать:

• Риски
• Результаты проекта
• Показатели проекта

Вопрос №2 «Почему так дорого? Каковы затраты по проектам и откуда они взялись?»

Важная часть затрат проекта – это затраты на человеческие ресурсы. 

При этом хорошо бы не только оптимально спланировать ресурсную модель, но и посчитать реальные затраты по факту.

Расчет стоимости проекта будет корректным только в том случае, если будут сформированы единые принципы планирования проекта по ресурсам, а затем выстроена и система отчетности, и контроля трудозатрат.

Что касается планирования. Да, нужно спланировать команду проекта и ее загрузку, но спланировать таким образом, чтобы учитывались перегрузки между другими проектами, иначе весь проект заведомо будет идти с прогнозируемыми отклонениями.

Отдельно надо сказать про учет фактических трудозатрат. Одним из процессов, который нужно будет выстроить для корректного расчета стоимости проекта, будет являться процесс сбора фактических часов. 

Поэтому инструмент планирования должен быть удобным и наглядным, иначе и без того сложная задача ресурсного планирования может оказаться непосильной для неподготовленных РП. 

Вопрос №3 «А что с поручениями? Почему мои замечания не учтены, какие поручения не выполнены?»

Очень важно скрупулёзно учитывать все поручения и решения, принятые на совещаниях по проекту, и интегрировать их в проект. Это существенно сократит количество конфликтных ситуаций в будущем.

Сбор всех проектов и построение процесса управлениями ими никогда не является самоцелью внедрения информационной системы. Всегда должна быть возможность для коммуникаций, чтобы зафиксировать договоренности, быстро понять статус и связаться с исполнителем.

Вопрос №4 «Какой прогноз по выполнению? Какие проблемы надо решать?»

Чтобы получить отчет, нужны как сами инструменты, так и корректное и регулярное наполнение их данными. 

План и факт в проектах никогда не ответят на вопрос – закончим ли мы проект в срок, не перерасходуем ли бюджет, добьемся ли цели? На все эти вопросы может ответить только прогнозирование. Но чтобы у всех была одна и та же картина хода реализации проекта, нужен один источник правды – информационная система. 

Есть несколько инструментов, помогающих РП выстроить процесс таким образом, чтобы спрогнозировать будущее:

• Канбан-доска для проведения статусных встреч По ней сразу же видны просрочки, состояние работ, и прямо на встрече можно актуализировать прогноз со слов исполнителей.
• Диаграмма Ганта показывает то, что не видно на канбан-доске – последовательность работ и их влияние друг на друга.
• Отчеты по различным аналитикам, например, Диаграмма сгорания по проекту.
• Хорошо если на главном экране системы будут индикаторы, оповещения, календари. Так, заходя в систему, РП будет знать, на что сегодня ему нужно обратить внимание.
• А чтобы управлять ресурсами, важно видеть общую картину потребности в ресурсах по изменениям – для этого в системе должны быть дашборды по ресурсам. 

Если, например, задача РП – запросить ресурсы или скорректировать загрузку, то для руководителя портфеля или держателя ресурсов основной задачей будет отреагировать на эти изменения и не допустить нехватки ресурсов для выполнения работ по проектам.

Выводы.

Для запуска проектного управления вполне может использоваться типовая «коробка» с заранее заданными преднастроенными процессами. 

Вы можете взять такое «коробочное решение», поработать с ним, выявить проблематику, в ближайшее время дать собственнику то, что он хочет. И уже некоторое время спустя принять решение, в какую сторону вы идёте: вас устраивает встроенная методология в «коробке» или будете разрабатывать свою, вас устраивает функционал из «коробки» или будете дорабатывать его под себя?

Главное, чтобы у вас были цели и желание их достигнуть. И коробочное решение на старте поможет вам эти цели выявить и зафиксировать. «А кто не знает, куда направляется, очень удивится, попав не туда», –  Марк Твен.