Календарное планирование – важнейшая функция в управлении проектами: допущенные во время планирования ошибки дорого обходятся на этапе реализации. Сегодня мы расскажем о том, насколько важно не экономить на этом этапе – менеджер проекта должен закладывать достаточное количество временных и трудовых ресурсов на этап планирования. Данный рассказ является третьей частью цикла об ошибках в календарном планировании.
Ошибка №3. Путаем ограничения и плановые сроки
Проект – это мероприятие, которое характеризуется неопределенностью, случайностью. Управляя проектами, мы управляем будущим, а никто не может прогнозировать будущее со 100%-ной точностью. При изменении любого из трех ключевых ограничений проекта обязательно изменятся два оставшихся. Поэтому к планированию в управлении проектами необходимо подходить комплексно. Менеджер проекта должен управлять не только сроками, людьми, качеством – он должен управлять интеграцией, соединять все компоненты воедино. Необходимо относиться к управлению проектами как к комплексной вещи. Если менеджер проекта изменяет какой-либо из параметров проекта, он должен обязательно возвращаться к календарному плану и вносить в него соответствующие изменения.
В управлении проектами принято считать, что основная часть средств расходуется на этапе реализации проекта. Однако основные трудозатраты менеджера проекта приходятся на этап разработки, потому что на этом этапе осуществляется планирование. Чем лучше менеджер проекта поработает с планами, чем более продуманным и адекватным ситуации будет полученный в итоге документ, тем меньше времени ему придется потратить на мониторинг и контроль в ходе реализации проекта. Приведем два примера, подтверждающих важность разработки продуманного календарного плана:
- В начале 2000-х годов Всемирный банк объявил тендер на строительство шести вычислительных центров в России. В соответствии с тендерной документацией, 20 баллов из возможных 100 присуждались за качественный календарный план. То есть ведущие мировые эксперты посчитали, что правильный календарный план составляет 1/5 успеха проекта: если менеджер проекта способен на бумаге адекватно представить, как будет реализован проект, увеличивается вероятность того, что он сможет реализовать его и на практике. Соответственно, команде по подготовке к тендеру одной из компаний-претендентов, в которую были включены специалисты ГК «Проектная ПРАКТИКА», пришлось потратить 10 человеко-недель только на то, чтобы разработать календарные планы для тендера.
- В 2013 году специалисты ГК «Проектная ПРАКТИКА» были привлечены к участию в проекте, целью которого был переезд мебельной фабрики. Владелец предприятия выделил на реализацию проекта 5 дней. То есть мы получили лимит по сроку, и начали считать, успеем ли мы уложиться в этот лимит. На формирование календарного плана ушло 4 полных рабочих дня, с понедельника по четверг. В работе по созданию плана принимали участие владелец фабрики, генеральный директор, производственный директор, главный инженер и внешний консультант ГК «Проектная ПРАКТИКА». Таким образом, на планирование было потрачено 20 человеко-дней. Итоговый календарный план включал 1500 строк и 18 отдельных подпланов: план завоза оборудования, план временного размещения оборудования, план постоянного размещения оборудования, план погрузки оборудования на платформы, и т.д. Было расписано все до мельчайших подробностей: вплоть до того, кто именно будет грузить тот или иной станок. Однако в пятницу вечером, за два дня до начала переезда, неожиданно выяснилось, что на фабрике было всего две гидравлических тележки, в то время как для перевозки пилорамы необходимо было четыре. В результате 2 выходных дня ушло на закупку тележек. Проект начался в следующий понедельник, как и было запланировано, но был реализован не за 5 рабочих дней, а за 7 календарных дней, то есть пришлось работать два выходных. Тем не менее, фабрика начала работать на новом месте в тот день, который заказчик назвал изначально. Бюджет проекта увеличился на сумму, необходимую для оплаты труда сотрудников, которым пришлось работать в выходные.
Эти два примера мы привели в качестве иллюстрации к тезису о том, как важно тратить достаточное количество временных и трудовых ресурсов на составление календарного плана.
Михаил Дубовик,
Управляющий партнер, Директор Учебно-консультационного Центра, Сертифицированный специалист по управлению проектами (категория D в системе сертификации IPMA), Сертифицированный профессионал в области управления проектами PMP (PMI).
Статья подготовлена по материалам семинара «Управление сроками проекта: учимся на чужих ошибках» 14.12.2016
Часть 2: Игнорирование жизненного цикла проекта