Сегодня, продолжая наш цикл о планировании в управлении проектами, мы расскажем об опасности недостаточной детализации при составлении календарного плана проекта – на примере простого и понятного примера с приготовлением омлета.
Ошибка 4. Недостаточная глубина детализации
Следующая ошибка в календарном планировании, о которой мы хотели бы рассказать – недостаточная глубина детализации планов. Приведем простой и понятный каждому пример. Ниже представлена структура декомпозиции работ для приготовления омлета, если рассматривать этот процесс как примитивный проект.
Все мы знаем, как готовится омлет, каждый из нас делал это не раз на протяжении своей жизни – любой взрослый человек может считать себя экспертом в этой области. Тем не менее, каждый раз, когда мы просим слушателей наших курсов посчитать, ориентируясь на приведенную выше структуру, срок приготовления омлета, они ошибаются более чем в два раза. Обычно при сложении цифр, которые отводятся на каждый из перечисленных выше этапов, получается не более 4 минут. При этом все мы знаем, что в реальной жизни, чтобы приготовить омлет, нужно не менее 10-15 минут.
Почему так происходит? Причина заключается в следующем: слушатели называют самые оптимистичные сроки, и при этом не учитывают риски и случайности, и не включают длительность переходных этапов.
Заказчики проектов обычно считают, что при составлении планов подрядчики завышают сроки и расходы. Однако в реальной жизни все обстоит с точностью до наоборот: подрядчики, как правило, добровольно называют слишком оптимистичные цифры, чтобы не упустить проект.
Исключить подобную ошибку менеджер проекта может за счет максимальной детализации планов. Для примера с приготовлением омлета подробная структура работ представлена ниже. Вам будет гораздо проще адекватно оценить длительность проекта, если вы будете иметь в своем распоряжении подобную структуру.
Михаил Дубовик,
Управляющий партнер, Директор Учебно-консультационного Центра, Сертифицированный специалист по управлению проектами (категория D в системе сертификации IPMA), Сертифицированный профессионал в области управления проектами PMP (PMI).
Статья подготовлена по материалам семинара «Управление сроками проекта: учимся на чужих ошибках» 14.12.2016