Ошибка 5. Меньше эмоций!!!
Еще одна ошибка в календарном планировании – избыток эмоций. Как правило, первоначальные планы проекта делаются на том этапе, когда всеми владеет дикий необузданный энтузиазм: «быстренько навалимся и порешаем». Энтузиазм рождает слишком оптимистичные планы, и на стадии реализации наступает всеобщее недоумение, а за ним неизбежно истерика: «да зачем мы вообще за это взялись!». На голом энтузиазме можно постараться и сделать за 4 минуты омлет, но вряд ли команда из 200 человек сможет работать в подобном темпе в течение нескольких месяцев или лет.
Рекомендации для менеджера проекта
- Применяйте принципы и инструменты Agile в нужное время и в нужном месте. Проекты сегодня настолько сложные и изменчивые, что каскадная модель уже не работает. В соответствии с принципами Agile, разработчики сами распределяют между собой задачи, совместно составляют план, и затем регулярно встречаются, чтобы обсудить ход реализации проекта и внести необходимые корректировки. То есть люди не просто получают спущенный сверху план, а участвуют в его разработке – это совершенно другой уровень вовлечения в проект.
- Привлекайте команду. Очень часто в ответ на приглашение поучаствовать в составлении плана члены команды отмахиваются, заявляя, что им некогда, потому что нужно выполнять задачи. Менеджер проекта должен заинтересовывать членов команды и настаивать на их участии. Это позволит ему убить сразу двух зайцев. Во-первых, он получит мнение экспертов. Эксперты-предметники лучше оценят, лучше спланируют, поскольку они лучше, чем команда управления, знают работы. Во-вторых, люди подпишутся под ту работу, которую должны будут выполнить. Календарный план должен быть прозрачным для членов команды – они должны понимать, как и из чего сложился тот план, который они будут выполнять.
- Не бойтесь ошибок и помните про соотношение 80/20. Многие менеджеры проектов не хотят приступать к планированию, потому что боятся ошибиться. Не бойтесь – вы ошибетесь обязательно. Бояться нужно не ошибок, а их несоответствия этапу проекта: на ранних этапах проекта позволительно ошибаться и в два, и в три раза, но по мере приближения к стадии реализации точность прогнозирования должна увеличиваться. Воспитывайте своего заказчика – предупреждайте его о погрешности, используйте термины «грубый порядок величины», «порядок величины», «бюджетная оценка». Помните про соотношение 80/20: качество календарного плана на 80% обеспечивается за счет 20% времени, которое вы на него потратите. Остальные 80% время вы потратите на доработку плана.
- Учитывайте риски. Менеджер проекта не должен забывать про риски, но он также не должен кивать на риски в ситуации, когда он просто не смог правильно составить календарный план или не учел реальные условия реализации проекта. Такие явления, как «наступление зимы в России» или «пробки в Москве» являются не рисками, поскольку риск – это обстоятельство неопределенной природы. Перечисленные нами обстоятельства являются нормальными характеристиками окружения проекта, и поэтому их следует считать не рисками, а ограничениями проекта.
- Учитывайте транзакционные издержки. Вспомните пример с омлетом – ошибки планирования здесь были вызваны именно тем, что слушатели курсов забывали про переходные действия и не учитывали связанные с ними временные и трудовые издержки. Избежать этой ошибки вам поможет достаточная детализация структуры декомпозиции работ.
Михаил Дубовик,
Управляющий партнер, Директор Учебно-консультационного Центра, Сертифицированный специалист по управлению проектами (категория D в системе сертификации IPMA), Сертифицированный профессионал в области управления проектами PMP (PMI).
Статья подготовлена по материалам семинара «Управление сроками проекта: учимся на чужих ошибках» 14.12.2016
Часть 2: Игнорирование жизненного цикла проекта
Часть 3: Путаем ограничения и плановые сроки
Часть 4: Недостаточная глубина детализации